Meini Prawf Cymhwyster

Cymhwyster ar gyfer Achrediad Gwasanaethau Archifau

Mae chwe maen prawf cymhwyster ar gyfer Achrediad Gwasanaethau Archifau. Mae’n rhaid i’r rheiny sy’n bwriadu ymgeisio am y cynllun gadarnhau eu bod yn bodloni pob un o’r chwe maen prawf neu (lle y nodir hynny) drafod meysydd o ansicrwydd gyda’u corff asesu er mwyn cadarnhau eu bod yn gymwys cyn bwrw ymlaen.

Ceir manylion llawn y meini prawf cymhwyster yng ngweddill y canllawiau hyn er mwyn cynorthwyo gwasanaethau archifau sy’n ansicr a ydynt yn gymwys ai peidio.

Maen prawf 1 – Diffiniad o Archif

Er mwyn ymgeisio am Achrediad Gwasanaethau Archifau, dylai eich sefydliad feddu ar gasgliad sy’n bodloni’r diffiniad a ganlyn o archif:

Arweiniad

Mae’r Achrediad Gwasanaethau Archifau ar agor yn unig i sefydliadau sy’n meddu ar gasgliadau sy’n bodloni’r diffiniad o archif. Nid yw gwasanaethau Rheoli* Cofnodion yn dod o fewn cwmpas y cynllun.

Sampl o Gwestiynau

C1

Archifydd Casgliadau Arbennig mewn Prifysgol ydw i a’r casgliad mwyaf sydd gennym yw ffotograffau a gyflwynwyd fel rhodd gan academydd a oedd wedi tynnu lluniau o’r tu mewn a’r tu allan i’r rhan fwyaf o eglwysi plwyf yn Lloegr. Mae nifer o’i ffotograffau wedi’u defnyddio yn ei lyfrau sy’n ymwneud â hanes pensaernïol eglwysi. Rhoddwyd i ni hefyd ei lyfrgell swmpus ar hanes tirlun a phensaernïaeth Lloegr. Mae mwyafrif y llyfrau wedi’u labelu’n drwm â nodiadau ac yn cynnwys sylwadau sy’n berthnasol i’r adeiladau yn y lluniau. A yw hyn yn bodloni’r maen prawf?

A

Ydi. Gellir diffinio’r ffotograffau a’r llyfrau anodedig fel archif: maent wedi’u creu gan yr academydd wrth iddo fynd o gwmpas ei fusnes personol ac maent yn cynnwys gwybodaeth sydd o werth parhaol. Fodd bynnag, heb y nodiadau a ychwanegwyd yn y llyfrau, byddent yn cael eu hystyried, yn syml iawn, fel llyfrgell bersonol ac ni fyddent yn bodloni’r maen prawf.

C2

Rwyf yn llyfrgellydd astudiaethau lleol ac mae ein casgliad yn cynnwys llawer o ddeunydd ffotograffig, gan gynnwys: ffotograffau a negatifau o stiwdio ffotograffiaeth leol; ffotograffau a dynnwyd gan gymdeithas ffotograffiaeth leol; cyfres fawr o gardiau post ffotograffig sy’n dyddio o rhwng 1900 a 1954; ac amrywiol ffotograffau a gyflwynwyd gan aelodau’r cyhoedd sy’n cynnwys delweddau o leoedd, adeiladau a digwyddiadau arwyddocaol yn yr ardal. Mae hwn yn gasgliad archifau/llyfrgell cymysg. A yw’n bodloni’r meini prawf?

A

Ydi. Ni chewch eich diystyru o’r maen prawf hwn os nad yw’r casgliad cyfan yn bodloni’r gofynion. Mae ffotograffau’r stiwdio ffotograffig a’r gymdeithas ffotograffig yn bodloni’r meini prawf fel tystiolaeth o weithgareddau'r ddau sefydliad. Fodd bynnag, ni fyddai’r cardiau post gwag, a fyddai wedi cael eu cynhyrchu mewn niferoedd sylweddol, yn cyfateb i’r diffiniad o archif. Mae’r ffotograffau a gyflwynwyd gan y cyhoedd yn peri ychydig mwy o broblem. Pan fo aelod o’r cyhoedd wedi cyflwyno eu harchif o ffotograffau personol fel rhodd (wedi’u labelu â gwybodaeth gyd-destunol) a’i gadw fel casgliad ar wahân, byddai’n bodloni’r meini prawf. Fodd bynnag, os yw ffotograffau (yn enwedig y rhai heb wybodaeth gyd-destunol) gan wahanol adneuwyr wedi’u grwpio at ei gilydd mewn modd artiffisial i lunio un casgliad mawr, ni fyddai hynny’n cyfateb i’r diffiniad o archif.

C3

Rwyf yn guradur oriel gelf. Yn ogystal â chofnodion sy’n ymwneud â’r gwaith o reoli’r oriel a’i chasgliad, rydym hefyd yn meddu ar gasgliad cyflawn o ddeunydd arddangos sy’n dyddio’n ôl i 1900. Ar gyfer pob arddangosfa newydd yn yr oriel, byddwn yn cadw copi o gatalog yr arddangosfa, deunydd hysbysebu (e.e. taflenni a phosteri), capsiynau’r arddangosfa ac, yn fwy diweddar, ffurflenni arfarnu. Mae llawer o’r deunydd hwn wedi’i brintio, a yw’n parhau i fodloni’r maen prawf?

A

Ydi. O’u hystyried fesul un, mae’n bosib na fyddai pob eitem yn cael ei ystyried yn archif. Fodd bynnag, mae’r ffaith bod yr oriel wedi dod â’r elfennau hyn at ei gilydd fel tystiolaeth o’i swyddogaethau, yn golygu eu bod yn archif.

C4

Grŵp gwirfoddol ydym sy’n rheoli archif gymunedol hanes lleol. A yw archifau cymunedol yn bodloni’r maen prawf?

A

Ydynt. Cyn belled ag y bo’r casgliad yn cyfateb i’r diffiniad o archif, mae eich casgliad yn bodloni’r maen prawf hwn hefyd.

C5

Rwyf yn llyfrgellydd astudiaethau lleol ac rydym yn meddu ar amrywiaeth o fapiau Arolwg Ordnans ar gyfer Cymru a Lloegr, gan gynnwys mapiau Arolwg Ordnans cynnar; casgliad o ffacsimilïau o fapiau hanesyddol; a chasgliad mawr o brintiau topograffaidd o’r ddeunawfed ganrif a’r bedwaredd ganrif ar bymtheg. A yw hyn yn bodloni’r maen prawf?

A

Nac ydi. Gallai’r casgliad fod o werth mawr ar gyfer ymchwil, ond nid yw’n cyfateb i gasgliad o archifau. Nid yw’r mapiau Arolwg Ordnans, y ffacsimilïau a’r printiau yn gofnodion unigryw a gellid cael mynediad atynt mewn mannau eraill. Pe bai’r casgliad wedi cynnwys llawer o fapiau gwreiddiol mewn llawysgrif, neu fapiau Arolwg Ordnans wedi’u labelu â nodiadau at ddiben tystiolaeth (e.e. anodiadau gan dirfeddiannwr i ddangos y tir yn eu meddiant), byddai’n gymwys am Achrediad Gwasanaethau Archifau.

C6

Rwyf yn archifydd mewn amgueddfa achrededig sy’n cadw casgliadau sylweddol o gofnodion sydd o ddiddordeb hanesyddol. Mae gennym ddull integredig o reoli casgliadau ac nid ydym yn cadw gwasanaeth archifau ar wahân y gellid ei adnabod mewn cyllidebau neu brosesau rheoli eraill. A ydym ni’n gymwys i ymgeisio?

A

Ydych. Cyn belled ag y boch yn bodloni pob un o’r meini prawf cymhwyster, nid yw’r modd o reoli yn berthnasol. Mae’r diffiniad o ‘wasanaeth archifau’ at ddiben achrediad yn un cynhwysol, sy’n cwmpasu pob un o’r gwasanaethau sy’n cadw casgliadau archifol o bwys. Nid oes unrhyw fwriad i eithrio gwasanaethau llyfrgell neu dreftadaeth integredig, na threfniadau cyd-reoli eraill.

Maen prawf 2 – Maint eich casgliad(au) o archifau

Dylai eich casgliad(au) o archifau fodloni, neu ragori ar, un o’r canlynol:

• c. 4000 o eitemau
• c. 50 o fetrau llinol
• c. 4.2 o fetrau ciwbig
• c. 20 GB

Arweiniad

Mae’r maen prawf hwn yn defnyddio maint y casgliad i ddiffinio gwasanaethau cymwys ac arweiniad yn unig ydyw. Mae’n ceisio cyfyngu nifer y gwasanaethau cymwys i’r rhai sydd â daliadau sylweddol o archifau ac i roi arweiniad ynghylch yr adegau y mae casgliadau cymysg yn gymwys. Wrth gyfrifo maint y casgliadau, dylech gynnwys casgliadau o archifau yn unig.

Os nad yw eich casgliad o archifau yn bodloni’r meini prawf a amlinellir ond eich bod o’r farn ei fod yn arwyddocaol wnewch chi, os gwelwch chi’n dda, ofyn am gyngor. Caiff cyrff asesu ddefnyddio disgresiwn wrth benderfynu ynghylch cymhwyster.

Sampl o Gwestiynau

C1

Mae ein harchif busnes yn cwmpasu 65 metr llinol, ond mae’r rhan fwyaf ohono ar ffurf cyfrolau mawr (llyfrau llythyrau, cyfrifon, cyfriflyfr cyfranddaliadau ayb.) Mae’n debyg na fyddem yn cyrraedd y 4000 eitem o bell ffordd. A ydyw, er hynny, yn bodloni’r maen prawf hwn?

A

Ydi. Un maen prawf maint yn unig y mae’n rhaid i chi ei fodloni. Nid yw’r ffaith fod eich casgliad yn cynnwys cyfrolau yn bennaf yn gwneud unrhyw wahaniaeth.

C2

Rydym yn cadw 35 metr o archifau, ond rydym yn ffitio 6 o flychau ar bob silff 1 metr. A yw hyn yn bodloni’r maen prawf?

A

Ydi. At ddibenion Achrediad Gwasanaethau Archifau awgrymwn y byddai metr llinol yn cyfateb i 4 blwch. Fel y cyfryw, mae eich daliadau yn cyfateb i 52.5 metr llinol (35 x 6 ÷ 4 = 52.5) ac yn gymwys ar gyfer Achrediad.

C3

28 metr llinol yn unig yw eich casgliad o archifau. Hwn yw ein hunig gasgliad ac nid wyf yn siŵr o nifer yr eitemau sydd ynddo. Mae’r papurau o arwyddocâd hanesyddol cenedlaethol a chânt eu defnyddio’n rheolaidd at ddibenion ymchwil. A yw hyn yn bodloni’r maen prawf hwn?

A

Mae’n bosib. Dylech gysylltu â’ch corff asesu i gael cyngor. Dan rai amgylchiadau, gallai casgliadau sydd ag arwyddocâd hanesyddol iddynt, ond nad ydynt yn bodloni’r maen prawf o ran maint, fod yn gymwys i ymgeisio.

C4

Rwy’n gyfarwyddwr amgueddfa ac mae gennym oddeutu 25 metr o gasgliadau archifau. Fodd bynnag, mae gennym hefyd gasgliad mawr o archifau sefydliadol yr amgueddfa ei hun. Mae’r casgliad hwn yn cynnwys ein cofnodion hanesyddol, ein cofnodion ariannol, deunyddiau arddangosfeydd, cofnodion, dogfennau’n cefnogi gwrthrychau a deunydd cyhoeddusrwydd. Os ydym yn cynnwys y casgliad hwn, byddai ein daliadau archifol yn cyfateb i 55 metr llinol. A gawn ni gynnwys archifau’r sefydliad i fodloni’r maen prawf ar gyfer Achrediad Gwasanaethau Archifau?

A

Cewch. Gellir cynnwys archifau sefydliadol amgueddfeydd yn y maen prawf sy’n ymwneud â maint. Maent yn adnodd gwerthfawr ac yn dogfennu hanes yr amgueddfa.

C5

Mae ein casgliad o waith celf hysbysebion yn cyfateb i oddeutu 80 metr llinol o rediad silffoedd. Rhwng 3 a 5 eitem yn unig sydd ym mhob blwch a byddwn yn rhoi 3 o flychau ar bob silff. O ystyried mai 9 eitem yn unig sydd i bob rhediad silff o un metr llinol, a yw’n parhau i fodloni’r maen prawf?

A

Mae’n bosib. Bydd angen i chi gysylltu â’ch corff asesu perthnasol er mwyn cyflwyno eich achos ond, o dan rai amgylchiadau, gallai rhai casgliadau ag iddynt arwyddocâd hanesyddol fod yn gymwys i ymgeisio er nad ydynt yn bodloni’r maen prawf o ran maint.

Maen prawf 3 – Darparu Mynediad

Mae’n rhaid i chi ddarparu rhywfaint o fynediad at eich casgliadau o archifau y tu hwnt i aelodau o’ch sefydliad neu’ch corff eich hunan.

Arweiniad

Mae’r maen prawf hwn yn ceisio sicrhau fod y cyfranogwyr yn y cynllun hwn sy’n derbyn arian cyhoeddus yn cynnig mynediad o ryw fath i aelodau’r cyhoedd. Dylai’r mynediad hwn fod yn gymesur ac yn briodol i fath a graddfa’r gwasanaeth archifau a gall fod ar sawl ffurf.

Sampl o Gwestiynau

C1

Mae ein casgliad o archifau yn perthyn i fusnes preifat. Ein prif ddefnyddwyr felly yw staff proffesiynol o fewn y corff. Mae’r mynediad i’r cyhoedd yn gyfyngedig iawn. Yn aml iawn, byddwn yn ymgymryd ag ymchwil i ddefnyddwyr ac yn e-bostio ymateb. A ydym yn bodloni’r maen prawf hwn?

A

Ydych. Mae’r Achrediad Gwasanaethau Archifau yn cydnabod fod gwahanol gymunedau* yn perthyn i wahanol fathau o archifau a sefydliadau. Fel egwyddor, fodd bynnag, mae’r Achrediad yn annog pob ymgeisydd i gynnig rhyw fath o fynediad i’r cyhoedd, mynediad sy’n briodol i’w hamgylchiadau arbennig hwy. Gallai mynediad cyfryngol o’r math hwn fod yn briodol i rai Gwasanaethau Archifau.

C2

Grŵp gwirfoddol ydym sy’n rheoli archif gymunedol. Pobl leol yn bennaf yw eich grŵp o ddefnyddwyr ac maent yn grŵp eithaf bach, er ein bod yn awyddus i ymgysylltu â chynulleidfa ehangach. Ydyn ni’n bodloni’r maen prawf hwn?

A

Ydych. Mae’r Achrediad Gwasanaethau Archifau yn mesur pa mor effeithiol yr ydych yn ymgysylltu â’ch cymuned ac yn darparu fframwaith cadarn ar gyfer ymestyn a datblygu eich cynulleidfaoedd.

C3

Mae ein casgliad o ystadau ym mherchenogaeth teulu o dirfeddianwyr. Rydym yn cynnig mynediad at y casgliad y tu allan i’r teulu, ond y mae wedi’i gyfyngu. Rydym yn disgwyl i ymchwilwyr ddarparu llythyr o argymhelliad gan academydd cyn y caniateir iddynt gael mynediad at yr archif. A ydym ni’n bodloni’r maen prawf hwn?

A

Ydych. Mae eich trefniadau mynediad yn cynnig lefel o fynediad y tu hwnt i’ch sefydliad. Fodd bynnag, mae’r Achrediad Gwasanaethau Archifau yn annog ymgeiswyr i ehangu ystod eu cynulleidfa, pryd bynnag y bo hynny’n briodol ac ar lefel gymesur.

C4

Rwy’n archifydd i elusen lles plant. Mae rhan fwyaf ein cofnodion yn cynnwys gwybodaeth bersonol sydd gaeedig i’r cyhoedd yn gyffredinol. Fodd bynnag, yr ydym yn caniatáu mynediad at grŵp llai o gofnodion nad ydynt o natur sensitif. A ydym ni’n bodloni’r maen prawf hwn?

A

Ydych. Mae’r Achrediad Gwasanaethau Archifau yn ei gwneud yn ofynnol i’r rhai sy’n dal archifau ddarparu lefelau o fynediad i’r cyhoedd sy’n briodol i natur pob sefydliad. O ystyried y math o gorff yr ydych chi’n gweithio ynddo, byddai’n ymddangos fod y lefelau mynediad yn briodol.

C5

Mae ein harchif yn eiddo i ysgol breifat hirsefydledig. Ar hyn o bryd nid ydym yn darparu mynediad i’r cyhoedd yn gyffredinol. Mae hawl gan gyn-ddisgyblion i ddefnyddio’r archifau ac, o bryd i’w gilydd, rydym yn caniatáu mynediad i academyddion. Fodd bynnag, teimlaf fod y casgliad o werth hanesyddol mawr ac y dylai fod ar gael i’r cyhoedd. Yn anffodus, mae’n rhaid i benderfyniadau fel y rhain fynd drwy bwyllgor, a gallai cryn amser fynd heibio cyn cael penderfyniad. Ydym ni, er hynny, yn bodloni’r maen prawf hwn?

A

Ydych. Mae eich trefniadau mynediad yn darparu mynediad cyfyngedig i ddefnyddwyr y tu hwnt i’ch sefydliad. Fodd bynnag, mae’r Achrediad Gwasanaethau Archifau yn annog ymgeiswyr i gynnig lefel o fynediad i amrywiaeth eang o ddefnyddwyr. Mae’r ffaith eich bod yn bwriadu ymestyn eich trefniadau mynediad yn gam pendant tuag at gyrraedd y nod hwnnw. Hefyd, bydd yr Achrediad Gwasanaethau Archifau yn rhoi i chi erfyn eiriolaeth ddarbwyllol i’w gyflwyno i’ch corff llywodraethu mewn perthynas ag ehangu mynediad; a rhown fframwaith cadarn i chi ar gyfer ymestyn a datblygu eich cynulleidfa.

C6

Rwy’n archifydd a rheolwr cofnodion rhan-amser mewn prifysgol. Ar hyn o bryd, rhoddir mynediad i’r cyhoedd, ond caiff ei gyfyngu i un diwrnod yr wythnos yn unig. Yn anffodus mae elfen cadw cofnodion fy rôl yn golygu na allaf gynnig mwy o fynediad ar hyn o bryd. Pan wyf ar wyliau, nid oes neb i gymryd fy lle, ac ni allaf gynnig gwasanaeth i’r cyhoedd yn ystod y cyfnodau hyn. Ydym ni, er hynny, yn bodloni’r maen prawf hwn?

A

Ydych. Mae’r Achrediad Gwasanaethau Archifau yn ei gwneud yn ofynnol i’r rhai sy’n cadw archifau i ddarparu lefelau o fynediad i’r cyhoedd sy’n briodol i natur pob sefydliad. Fodd bynnag, mae’r Achrediad yn mesur pa mor effeithiol yr ydych chi’n ymgysylltu gyda’ch defnyddwyr ac yn darparu fframwaith cadarn ar gyfer ymestyn cynulleidfa drwy amryw o ddulliau, gan gynnwys mynediad o bell a digido.

Maen prawf 4 – Cofnodion gwreiddiol

Nid yw ystorfeydd sydd â dim ond deunyddiau analog wedi’u digido yn gymwys ar gyfer y Cynllun Achredu hwn.

Arweiniad

Mae Achredu Gwasanaethau Archifau wedi’i gynllunio i gefnogi sefydliadau sydd â gofal hirdymor dros archifau. Mae’r maen prawf hwn yn eithrio sefydliadau sydd ond yn cadw deunyddiau wedi’u digido o’r cynllun Achredu Gwasanaethau Archifau. Diffinnir y rhain fel a ganlyn:

Deunyddiau wedi’u digido: term sy’n cwmpasu deunydd digidol (boed wedi’i ddiffinio fel ‘archif’ neu beidio) sydd wedi’i greu o ganlyniad i drosi deunyddiau analog i ffurf ddigidol.

Sampl o Gwestiynau

C1

Rwyf yn Gadeirydd grŵp hanes lleol ac fe gafodd ein casgliad ei greu drwy ddigido eitemau yr oedd y cyhoedd wedi dod â nhw i mewn yn ystod dyddiau agored. Mae’r deunydd ar gael drwy wefan y prosiect yn unig. A ydym yn bodloni’r maen prawf hwn?

A

Nac ydych. Mae mynediad o bell yn sicr yn ffordd glodwiw o alluogi mynediad at eich casgliad ac mae’n derbyn cefnogaeth yr Achrediad Gwasanaethau Archifau. Fodd bynnag, at ddibenion Achrediad, dylai eich gwasanaeth gadw rhai casgliadau ffisegol.

C2

Rwy’n archifydd mewn gwasanaeth archifau awdurdod lleol. Rydym wedi digido ein daliadau papur mwyaf poblogaidd yn helaeth er mwyn gwella cyflwr eu cadwraeth ac i hyrwyddo mynediad eang i’r cyhoedd. A yw’r maen prawf hwn yn golygu nad yw’r casgliadau digidol hyn yn cael eu hystyried dan achrediad?

A

Nac ydi. Mae’r Achrediad Gwasanaethau Archifau yn rhagweld y bydd llawer o wasanaethau yn defnyddio digido fel ffordd o wella cadwraeth ac/neu fynediad at gasgliadau analog. Fe’ch anogir i esbonio dull eich gwasanaeth yn y meysydd priodol ar eich cais, a hefyd i drafod cadwraeth eich casgliadau fel y bo’n briodol.

C3

Rwy’n rheoli gwefan sy’n dwyn ynghyd ddeunydd digidol yn ymwneud ag awdur penodol, sef deunydd sy’n dod o wasanaethau archifau ar draws y byd, ac rydyn ni’n cyfeirio ato fel ‘archif ar-lein’. Rydym yn dilyn arferion da wrth greu deunydd digidol ac yn anelu at gadw ein delweddau i’r hirdymor. A ydyn ni'n bodloni'r maen prawf hwn?

A

Nac ydych. Mae Achrediad y Gwasanaethau Archifau am gefnogi gwasanaethau sy’n cadw deunyddiau gwreiddiol yn y tymor hir, boed yn analog neu yn ddigidol anedig. Er bod cadw dirprwyon digidol yn effeithiol yn sicr yn ganmoladwy, nid yw gweithgaredd o’r fath yn cwmpasu ystod lawn swyddogaethau gwasanaeth archifau ac felly mae y tu allan i gwmpas y rhaglen hon.

Maen prawf 5 – Staffio

Mae’n rhaid i’ch gwasanaeth archifau fod dan reolaeth staff cymwys*, sydd â mynediad at arbenigedd archifol proffesiynol sy’n briodol i fath a natur y sefydliad a’r casgliad.

*Yn unol â’r disgrifiad yn PAS 197:

Arweiniad

Mae Safon yr Achrediad Gwasanaethau Archifau a’r canllawiau yn rhoi gwybodaeth bellach ynghylch y lefelau staffio angenrheidiol h.y. mae disgwyl y bydd pob gwasanaeth archifau sy’n derbyn arian cyhoeddus yn cyflogi un neu ragor o aelodau staff sydd â chymwysterau proffesiynol. Caiff lefelau staff eu gwerthuso fel rhan o’r broses asesu.

Sampl o Gwestiynau

C1

Rydym yn archwilio modelau ar gyfer cyflawni ein gwasanaethau archifau awdurdod lleol at y dyfodol. Un o’r opsiynau yw cyflwyno’r gwasanaeth drwy ddefnyddio gwirfoddolwyr yn unig. A fyddem ni’n gymwys am Achrediad Gwasanaethau Archifau o dan y maen prawf hwn?

A

Na fyddech. Mae’r Achrediad Gwasanaethau yn cydnabod y bydd gweithlu o wirfoddolwyr sydd wedi’u rheoli’n dda, mewn rhai achosion, ynghyd ag arbenigedd archifol proffesiynol priodol, yn gallu bodloni’r diffiniad o staff cymwys. Fodd bynnag, er mwyn bodloni Safon yr Achrediad Gwasanaethau Archifau, mae gofyn i awdurdodau lleol fodloni gofynion Safon yr Achrediad Gwasanaethau Archifau ar gyfer staffio gwasanaethau archifau yn y sector cyhoeddus yn unol â’r disgrifiad yng Ngofyniad 1.6 a chanllawiau ategol. Ni fyddai model i wirfoddolwyr yn unig yn cydymffurfio.

C2

Rwy’n rheolwr cofnodion i brifysgol. Y fi sy’n gyfrifol am ofalu am yr archif. Fodd bynnag, nid yw’n rhan o’m swydd-ddisgrifiad ac nid oes aelod staff swyddogol wedi’i neilltuo ar gyfer y gwaith. Rwy’n ymgymryd â’r gwaith oherwydd fy mod yn teimlo ei bod yn bwysig i’r casgliad gael ei reoli, ond ni allaf dreulio cymaint o amser yn gwneud hyn ag yr hoffwn. A ydym yn bodloni’r maen prawf?

A

Mae’n bosib. Os cysylltwch chi â’ch corff asesu perthnasol, byddant yn medru asesu eich sefyllfa ar sail unigol. Bydd Achrediad Gwasanaethau Archifau yn darparu erfyn eiriolaeth effeithiol i helpu eich corff llywodraethu ddeall pwysigrwydd y maen prawf hwn.

C3

Rwy’n rheolwr cofnodion ar gyfer cwmni cyfyngedig. Hyd at 2 flynedd yn ôl, yr oedd archifydd yno i reoli’r casgliad o archifau. Fodd bynnag, ar ôl i’n harchifydd adael, cafodd pob swydd newydd eu rhewi. Nid oes gennym aelod staff penodol i reoli’r casgliad ac mae’n bosib na fydd gennym aelod staff o’r fath yn y dyfodol agos. O bryd i’w gilydd, byddaf yn darparu mynediad i’r casgliad yn fewnol, ond y mae pob mynediad allanol wedi dod i ben. A ydym ni’n bodloni’r maen prawf hwn?

A

Nac ydych. At ddibenion Achrediad Gwasanaethau Archifau, mae angen person â chyfrifoldebau a ddirprwywyd yn swyddogol (boed am dâl neu fel arall). Pe bai eich cwmni’n penderfynu dyrannu rhywfaint o’ch amser, neu amser aelodau staff eraill, i reoli’r casgliad, yna byddech yn bodloni’r maen prawf.

C4

Rwy’n llyfrgellydd prifysgol ac mae gennyf gyfrifoldeb hefyd am archifau’r brifysgol. Fodd bynnag, y cynorthwyydd llyfrgell sy’n ymgymryd â’r gwaith beunyddiol o reoli’r casgliad, gan roi hanner ei hamser i’r casgliad (1 diwrnod yr wythnos). Nid oes gan y cynorthwyydd llyfrgell na minnau unrhyw hyfforddiant archifol proffesiynol. A ydym ni’n bodloni’r maen prawf hwn?

A

Mae’n bosib. Mae’r Achrediad Gwasanaethau Archifau yn deall na fydd gan rai o’r sefydliadau sy’n cadw archifau staff â chymwysterau proffesiynol i reoli eu casgliadau, ond mae gennych rywfaint o hyfforddiant archifol. Byddech yn gymwys pe bai gennych ryw ffurf ar gyngor neu gymorth archifol. Os cysylltwch chi â’r corff asesu perthnasol, byddant yn gallu asesu eich sefyllfa ar sail achos unigol a rhoi gwybod i chi a ydych yn gymwys ai peidio.

C5

Rwy’n guradur mewn amgueddfa awdurdod lleol ac fe wnaethom geisio cyllid i gatalogio a phecynnu ein prif gasgliad o archifau 5 mlynedd yn ôl. Archifwyr proffesiynol a ymgymerodd â’r gwaith a chynhyrchwyd catalog trylwyr. Ers hynny, nid oes aelod staff wedi’i benodi i reoli’r archif. Mae’r catalog ardderchog yn golygu y gall unrhyw aelod staff ganfod dogfennau neu ateb ymholiadau, felly nid yw’r angen i neilltuo cyfrifoldeb wedi codi. A ydym ni’n bodloni’r maen prawf hwn?

A

Mae’n bosib. Os cysylltwch chi â’ch corff asesu perthnasol, byddant yn gallu asesu eich sefyllfa ar sail achos unigol a rhoi gwybod i chi a ydych yn gymwys ai peidio.

Maen prawf 6 – Storio

Rhaid i’ch gwasanaeth archif fod â gofod storio diogel, penodol ar gyfer y cofnodion sydd yn eich meddiant.

Arweiniad

Mae’r maen prawf hwn yn ceisio sicrhau bod gan y gwasanaethau sy’n ymgeisio sylfaen gadarn i ofalu am y casgliadau. Er mwyn storio cofnodion yn ddiogel, mae angen gofod storio penodol â chlo, gyda silffoedd wedi’u gosod, ar gyfer casgliadau analog. Dylai casgliadau digidol gael eu gwarchod rhag mynediad anawdurdodedig.

Mae Safon a chanllawiau’r Achrediad Gwasanaethau Archifau yn rhoi gwybodaeth bellach ar ansawdd ddisgwyliedig y storfeydd gan gynnwys rheoli’r amgylchedd a dileu peryglon cadwraeth tymor hir. Bydd ansawdd y ddarpariaeth storio yn cael ei gwerthuso fel rhan o’r broses asesu.

Sampl o Gwestiynau

C1

Rwy’n archifydd mewn llyfrgell arbenigol. Mae gennym gasgliadau archif fel rhan o’r llyfrgell, ar silff agored yn ein hystafell ddarllen. Mae staff yn yr ystafell ddarllen bob amser pan fo darllenwyr yn bresennol. A ydym ni’n bodloni’r maen prawf hwn?

A

Nac ydych. Nid yw’r ddarpariaeth storio yn ddigon diogel i amddiffyn y cofnodion unigryw sydd yn eich meddiant. Gan fod y gofod at ddefnydd cymysg, mae’n annhebygol y byddai modd i chi ddatblygu elfennau eraill o ofal am y casgliad fel diogelu rhag tân, golau, lefelau tymheredd a lleithder amhriodol, a ffactorau risg eraill a allai fygwth cadwraeth yr archifau yn y tymor hir.

C2

Rwy’n archifydd mewn gwasanaeth awdurdod lleol. Mae gennym nifer o gasgliadau digidol ar gyfryngau symudol fel CD ROMs sy’n cael eu cadw yn ein hystafell ddiogel, ond nid oes gennym eto ddull i storio ar weinydd diogel i sicrhau cadwraeth ddigidol yn y tymor hir. A ydym ni’n bodloni’r maen prawf hwn?

A

Ydych. Fel y gwyddoch, nid yw’r ddarpariaeth hon yn ddelfrydol ar gyfer storio a chadw deunyddiau digidol yn y tymor hir. Mae’r Achrediad Gwasanaeth Archifau yn gofyn i bob gwasanaeth archifau sy’n dal deunyddiau digidol ddatblygu strategaeth briodol ar gyfer storio deunydd digidol o fewn 5 mlynedd. Rydym yn eich annog i ystyried sut i ddechrau ar y gwaith. Fodd bynnag, nid yw eich sefyllfa bresennol yn rhwystr rhag ymgeisio am Achrediad Gwasanaeth Archifau.

C3

Rwy’n Gadeirydd cymdeithas hanes lleol. Mae gennym gasgliad o gofnodion perthnasol i’n hardal leol. Fodd bynnag, nid oes gennym storfa benodol. Mae aelodau’r pwyllgor rheoli yn storio cofnodion yn eu cartrefi cystal ag y bo modd. A ydym ni’n bodloni’r maen prawf hwn?

A

Nac ydych. Nid yw’r lefel hon o ddarpariaeth yn cynnig gofod storio penodol lle gellid darparu lefel addas o ofal am y casgliad.

C4

Rwy’n archifydd mewn amgueddfa achrededig. Mae’n storfeydd yn cynnwys casgliadau o wrthrychau cymysg – gan gynnwys tecstilau a gwrthrychau metel a phren – ac archifau. Rydym yn rheoli’r amgylchedd yn unol â manyleb sy’n adlewyrchu’n casgliadau cymysg. A ydym ni’n bodloni’r maen prawf hwn?

A

Ydych. Mae’r Achrediad Gwasanaeth Archifau yn cydnabod bod rheolaeth integredig yn ateb priodol mewn rhai sefydliadau. Wrth storio casgliadau cymysg mewn gofod storio diogel, penodol mae modd darparu gofal effeithiol iawn os yw anghenion yr holl gasgliadau yn cael eu hystyried yn ddigonol yn y gwaith cynllunio.

C5

Rwy’n archifydd mewn archifdy bach llywodraeth leol. Mae gennym ddwy ystafell ddiogel, ond nid yw’r naill na’r llall yn bodloni pob agwedd o’r PD5454:2012. Mae gennym raglen lawn i asesu a rheoli risg, rydym wedi pacio’r holl ddeunyddiau ac rydym yn ceisio gwella’r rheolaeth amgylcheddol. A ydym ni’n bodloni’r maen prawf hwn?

A

Ydych. Rydych chi’n gymwys ar gyfer y cynllun hwn. Mae’r Achrediad Gwasanaeth Archifau yn ceisio helpu gwasanaethau archifau i wella’u gofal am eu casgliadau. Wrth wneud cais am statws achrededig, bydd ansawdd y storfa a phriodoldeb y rheolaeth risg yn cael eu hasesu, ac fe fyddwn yn cynnig adborth. Os bydd elfen sylweddol o’r storfa yn methu bodloni PD5454: 2012 wrth i chi wneud eich cais, a bod y peryglon o ganlyniad heb eu rheoli’n effeithiol, mae’n annhebygol y gellid achredu’ch gwasanaeth. Fodd bynnag, mae croeso i chi weithio tuag at wella’ch gofal am eich casgliad gyda’r nod o ymgeisio am achrediad.