Geirfa Achredu Gwasanaethau Archifau

A

Ansawdd

Diffiniwyd fel ag yr ymddengys yn BS 4778 “Crynswth nodweddion cynnyrch neu wasanaeth sy’n dylanwadu ar ei allu i ddiwallu anghenion datganedig neu ymhlyg.”

Safon ar gyfer Mynediad at Archifau – Grŵp Ansawdd Gwasanaethau Cyhoeddus

Ar y safle

Y lleoliad lle cynhelir mwyafrif neu graidd gweithgareddau gweithredol y gwasanaeth archifau.

Asesu Risg

Proses strwythuredig o nodi, asesu a chynllunio ar gyfer peryglon a risgiau a allai achosi niwed neu broblemau posibl. Mae sawl cam wrth asesu risg sef: adnabod, pennu math a thebygolrwydd effaith, nodi camau i ddileu neu reoli, gwerthuso i sicrhau bod y camau gweithredu yn effeithiol, monitro risgiau cyfredol a newydd, a chadw cofnodion ystyrlon o’r broses asesu.

B

Benthyciad

Disgrifiad a roddir i statws perchnogaeth pan gaiff deunydd archifol ei gadw’n ffisegol gan y gwasanaeth archifau ond ei bod yn eiddo cyfreithiol i sefydliad neu unigolyn arall.

BS4971:2017

Mae hyn yn cyfeirio at 'BS4971:2017: Cadwraeth a gofalu am gasgliadau llyfrgelloedd ac archifau'. Dy'mar y safon sy’n llywodraethu gofalu am gasgliadau, gan gynnwys llawer ar reoli cadwrfa/storfa.

C

Cadwraeth

Technegau ymyrrol a ddefnyddir gydag eitemau ffisegol i’w sefydlu’n gemegol ac yn ffisegol at ddiben ymestyn cyfnod parhad buddiol yr eitemau er mwyn sicrhau eu bod yn parhau i fod ar gael. (Sylwer: caiff ei adnabod hefyd fel cadwraeth ymyrrol a chadwraeth adferol).

Mae’r term ‘cadwraeth ataliol’ yn berthnasol i gamau sy’n cefnogi hirhoedledd y deunydd archif ond nad ydynt yn cynnwys technegau sy’n ymyrryd ar y deunydd e.e. mae rheoli’r tymheredd a’r lleithder yn gadwraeth ataliol, ond nid yw trwsio rhwyg mewn dogfen bapur.

Ffynhonnell: Publicly Available Specification (PAS) 197

Cadwraeth ddigidol

Cyfres o brosesau strwythuredig ac wedi’u rheoli ar gyfer nodi, cipio, rheoli a darparu mynediad at wrthrychau digidol sy’n sicrhau eu hirhoedledd, hygyrchedd atynt a’u dilysrwydd. Mae’n gofyn am gael polisïau, cynlluniau a gweithdrefnau priodol yn ogystal â chefnogaeth sefydliadol a digon o adnoddau.

Catalog

Trefniant systematig o ddisgrifiadau am gasgliad archif sy’n rhoi eglurhad clir o gynnwys y casgliad a’i darddiad. Mae amrywiaeth o safonau yn rheoli strwythurau a chynnwys catalogau.

Cofnodion digidol

Data neu wybodaeth sydd wedi’u cipio a’u rheoli’n electronig ac sydd angen system electronig i’w gwneud yn ddealladwy. Gall cofnod digidol fod wedi’i greu’n wreiddiol fel fformat digidol (‘digidol-anedig’) neu fod yn gopi digidol o ddeunydd oedd yn analog yn wreiddiol.

Cofnodion digidol-anedig

Deunyddiau digidol nad oes bwriad iddynt fod ar ffurf analog gyfatebol, naill ai fel y ffynhonnell wreiddiol, neu o ganlyniad i’w trosi i ffurf analog. Defnyddiwyd y term hwn yn y llawlyfr i'w gwahaniaethu oddi wrth:

1. deunyddiau digidol a grëwyd o ganlyniad i drosi deunydd a oedd yn analog yn wreiddiol
2. deunyddiau digidol, a allai fod wedi deillio o ffynhonnell ddigidol ond sydd wedi’u hargraffu ar bapur, e.e. rhai cofnodion electronig

Cyfansoddiad

Casgliad o egwyddorion, cynseiliau a rheolau y mae sefydliad yn cael eu llywodraethu trwyddynt, e.e. Memorandwm ac Erthyglau Cymdeithas ar gyfer elusen neu fusnes.

Cymorth canfod

1. Offer sy’n hwyluso’r broses o ganfod gwybodaeth o fewn casgliad o gofnodion.
2. Disgrifiad o’r cofnodion sy’n rhoi’r rheolaeth ffisegol a deallusol dros y deunyddiau i’r ystorfa ac sy’n cynorthwyo defnyddwyr i gael mynediad at y deunyddiau a’u deall.

Cymuned

Mae'r safon achredu yn seiliedig ar gysyniad o gymuned y sefydlwyd y gwasanaeth archifau i'w gwasanaethu. Yn yr ystyr penodol fel term diffiniedig nid yw’r gair ‘cymuned’ yn cyfeirio o anghenraid at y boblogaeth o uned wleidyddol neu fan ffisegol yn unig (e.e. awdurdod lleol neu dref).

Yn achos llawer o wasanaethau archifau, bydd y gymuned yn ymestyn y tu hwnt i ffiniau ffurfiol y corff sy’n gyfrifol amdani (llywodraeth, sefydliad addysgol, corff preifat neu fudiad gwirfoddol). Mae’n debygol y bydd yr archif yn gwasanaethu sawl cymuned: lleol, cenedlaethol a rhyngwladol; gwahanol gymunedau o ymchwilwyr a mathau eraill o ddefnyddwyr uniongyrchol ac anuniongyrchol a rhai nad ydynt yn defnyddio'r gwasanaethau.

Gallai gwahanol elfennau o'r gymuned ddenu gwahanol flaenoriaethau, mathau a lefelau o wasanaeth. Diffinnir y ‘gymuned’ sydd i’w gwasanaethu drwy bwrpas datganedig y gwasanaeth archifau. Mae cymuned yn cynnwys ‘rhanddeiliaid’ a ‘defnyddwyr’.

Ffynhonnell: Safon ar gyfer Mynediad at Archifau – Grŵp Ansawdd Gwasanaethau Cyhoeddus

Cynllun Mynediad at Gasgliadau

Mae’n bosib y cyfeirir ato hefyd fel Cynllun Datblygu Cynulleidfa.

Cynlluniau

Mae cynlluniau yn ddogfennau sy’n edrych i’r dyfodol ac sy’n nodi amcanion y sefydliad ac yn nodi’r camau sydd eu hangen i gyflawni'r amcanion hynny. Mae cynlluniau’n gweithredu polisïau’r sefydliad ac yn cyflawni cenhadaeth y sefydliad.

Gall cynlluniau fod yn haenog ar lefel uchel ac i’r hirdymor, i fod yn fanwl ac i’r cyfnod byr, e.e. strategaethau (3-5 mlynedd), cynlluniau busnes (blynyddol), cynlluniau gweithredu adrannol/unigol (yn aml yn gysylltiedig â phrosiectau neu gylchredau adrodd).

Cynnwys

Gall amrywio o ddogfennau gwreiddiol a dirprwyon dosbarth-cyfan (e.e. microffilmiau’r cyfrifiad) drwy gopïau o ddogfennau a ddetholwyd, deunyddiau sy’n deillio neu a ddetholwyd o’r cofnodion gwreiddiol, i animeiddiadau (arddangosfeydd, digwyddiadau, profiadau, cyhoeddiadau) yn seiliedig ar y cofnodion a’u cyd-destun.

Ffynhonnell: Safon ar gyfer Mynediad at Archifau – Grŵp Ansawdd Gwasanaethau Cyhoeddus

D

Dadansoddi rhanddeiliaid

Proses wedi’i diffinio’n glir o ddisgrifio rhanddeiliaid allweddol, gan ddeall eu hanghenion a’u cymhellion a datblygu cynlluniau ar gyfer gweithio gyda rhanddeiliaid.

Daliadau archifol

Y cofnodion hynny gan archif sy’n cael eu cadw oherwydd eu gwerth hanesyddol hirdymor.

Daliadau eraill

Unrhyw gofnodion neu wrthrychau eraill sy’n cael eu cadw gan y gwasanaeth archifau yn ei storfa nad ydynt yn ddaliadau archifol neu reoli cofnodion e.e. gwaith celf, gwrthrychau amgueddfa.

Daliadau Rheoli Cofnodion

Y cofnodion hynny a gedwir gan wasanaeth archif sy’n rhan o gofnodion gweithredol y rhiant-gorff ac nad ydynt yn cael eu hystyried yn ddaliadau archifol.

Datblygu Casgliadau

Casglu eitemau newydd, ymchwilio i’r casgliadau presennol a’u hadolygu, a thynnu eitemau allan o’r casgliad yn unol ȃ pholisïau a gweithdrefnau casglu’r sefydliad.

Ffynhonnell: PAS 197

Datganiad Cenhadaeth

Datganiad strategol sy’n egluro pwrpas sefydliad yng nghyswllt ei gasgliad (y cyfeirir ato wrth Achredu Amgueddfeydd fel “Datganiad o Ddiben”).

Ffynhonnell: Hillhouse, Susanna (2009) Collections Management: A Practical Guide, Yr Ymddiriedolaeth Casgliadau

Defnyddwyr/Darpar ddefnyddwyr

Rhywun sy’n defnyddio, neu a allai ddefnyddio, unrhyw fath o wasanaeth a gynigir gan wasanaeth archifau.

Ffynhonnell: Safon ar gyfer Mynediad at Archifau – Grŵp Ansawdd Gwasanaethau Cyhoeddus

Deunyddiau digidol

Term eang sy’n cwmpasu dirprwyon digidol a grëwyd o ganlyniad i drosi deunyddiau analog i ffurf ddigidol (digido) a deunyddiau “digidol-anedig” nad oes ffurf analog gyfatebol ar eu cyfer, ac nad oes bwriad creu ffurf o’r fath, a chofnodion digidol.

E

EN16893

Mae hyn yn cyfeirio at 'BS/EN 16893:2018 Cadwraeth Treftadaeth Ddiwylliannol – Safleoedd ac adeiladau newydd ar gyfer storio a defnyddio casgliadau'. Dyma’r safon sy’n llywodraethu dyluniad adeiladau treftadaeth, gan gynnwys archifau.

G

Gofal am Gasgliadau

Amrywiaeth o weithgareddau sydd â’r bwriad o ddiogelu casgliad. Sylwer: gall y gweithgareddau hyn gynnwys polisïau sefydliadol, diogelwch, storio, glanhau, trin, ymchwilio gwyddonol, monitro a rheoli amgylchedd, arddangosfeydd a benthyciadau, cadwraeth, darparu eitemau dirprwyol a chynlluniau at argyfwng.

Ffynhonnell: PAS 197

Gwasanaeth(au)

Yn cynnwys lledaenu gwybodaeth am y gwasanaeth a gweithgareddau marchnata eraill, yr amrywiol weithgareddau sy’n angenrheidiol i ddarparu ‘cynnwys’, cyd-destun ffisegol y gwasanaeth i’r graddau y mae’n bwysig i gymuned y gwasanaeth archifau.

Ffynhonnell: Safon ar gyfer Mynediad at Archifau – Grŵp Ansawdd Gwasanaethau Cyhoeddus

Gwasanaeth Archifau

1. Sefydliad sydd yng ngofal casgliad sy'n bodloni'r diffiniad safonol o archif fel:

2. Y sefydliad yn hytrach na’r casgliad.

Ffynhonnell: Safon ar gyfer Mynediad at Archifau – Grŵp Ansawdd Gwasanaethau Cyhoeddus

Gweithdrefnau

Mae gweithdrefnau’n disgrifio ffordd benodol o gynnal gweithgaredd neu broses (casgliad o weithgareddau sy’n gysylltiedig neu’n ymwneud â’i gilydd), er mwyn cyflawni allbwn neu ganlyniad penodol. Gellir dogfennu gweithdrefnau ar ffurf canllawiau gweithredol, llawlyfrau, cyfarwyddiadau, siartiau llif ac ati.

Gweithlu

Yn cynnwys staff cyflogedig a gwirfoddolwyr.

Gwirfoddolwr

Unrhyw unigolyn sy’n gwneud gweithgareddau yn y gwasanaeth archifau fel rhan o waith beunyddiol y gwasanaeth ond heb unrhyw wobr ariannol heblaw am ad-dalu costau teithio o bosib. Sylwer nad yw gwirfoddolwr yr un peth â ‘Chyfaill’ sy’n gwneud gweithgareddau a all gefnogi cenhadaeth y gwasanaeth (e.e. codi arian) ond nad yw’n ymwneud yn uniongyrchol â gwaith beunyddiol yr archif.

Gwybodaeth am Gasgliadau

Yr wybodaeth y mae sefydliad yn ei chasglu, ei chreu, ei chadw a’i chynnal am ei gasgliadau ac/neu eitemau a gasglwyd (Sylwer: gall gwybodaeth am gasgliadau gynnwys ystod eang o wybodaeth, megis dehongliadau, storïau, ymchwil a sgyrsiau).

Ffynhonnell: PAS 197

M

Materion a etifeddwyd

Materion sydd wedi codi cyn cyflwyno'r polisïau a'r gweithdrefnau cyfredol. Er enghraifft, yn achos gwybodaeth wael am gasgliadau neu wybodaeth am berchnogaeth casgliadau.

Mynediad (a elwir weithiau yn Fynediad at Gasgliadau)

Hawl, cyfle neu fodd o ganfod, defnyddio neu gael at eitemau ac/neu wybodaeth am eitemau.

Ffynhonnell: PAS 197 (yn deillio o Manual of Archival Description (1)).

O

Oddi ar y safle

Unrhyw leoliad i ffwrdd o’r lleoliad(au) lle mae’r gwasanaeth yn preswylio e.e. amgueddfeydd neu ysgolion lle gall y gwasanaeth archifau gynnal gweithgaredd allgymorth. Mae’n cynnwys gweithgaredd ar-lein. Noder y gall oddi ar y safle gyfeirio hefyd at storfa i ffwrdd o brif safle’r gwasanaeth.

P

PD5454:2012

Dyma oedd y safon ar gyfer gofal ffisegol ar gasgliadau archif. Mae wedi'i ddisodli gan 'BS/EN 16893:2018 Cadwraeth Treftadaeth Ddiwylliannol – Safleoedd ac adeiladau newydd ar gyfer storio a defnyddio casgliadau' a 'BS 4971:2017 Cadwraeth a gofalu am gasgliadau llyfrgelloedd ac archifau'.

Person cymwys

Person sy’n meddu ar hyfforddiant, gwybodaeth, profiad, sgiliau ac/neu rinweddau eraill sy’n angenrheidiol ac yn ddigonol i gwblhau’r dasg a roddwyd iddynt mewn modd diogel ac effeithiol.

Ffynhonnell: PAS 197

Polisïau

Mae polisïau yn disgrifio bwriadau cyffredinol a chyfeiriad sefydliad fel y’i mynegir yn ffurfiol gan yr uwch reolwyr. Maent yn nodi’r egwyddorion a’r fframwaith sydd wedyn yn llywio cynllunio a gwneud penderfyniadau. Dylai corff llywodraethu’r sefydliad gymeradwyo polisïau (e.e. yr uwch dîm rheoli, Bwrdd yr Ymddiriedolwyr, y Cyngor neu ddeiliad Portffolio).

R

Rhanddeiliaid

Pobl, cyrff corfforaethol neu grwpiau diffiniedig sydd ȃ diddordeb yng ngweithgareddau presennol, a gweithgareddau i ddod, gwasanaeth archifau. Mae rhanddeiliaid yn cynnwys y rhai sydd ȃ diddordeb ariannol (gan gynnwys trethdalwyr yng nghyswllt gwasanaeth cyhoeddus), swydd-ddeiliaid (e.e. gwleidyddion, aelodau pwyllgor), gweithredwyr, gweithwyr cyflogedig, cyflenwyr, cwsmeriaid a’r gymuned leol. Mewn gwasanaethau archifau mae dau grŵp arall o bwys:

1. adneuwyr – y rhai sy’n rhoi cofnodion neu yn eu rhoi ar fenthyg
2. defnyddwyr y dyfodol, sef y pwrpas dros gadwedigaeth y cofnodion

Ffynhonnell: Safon ar gyfer Mynediad at Archifau – Grŵp Ansawdd Gwasanaethau Cyhoeddus

Rheoli Casgliadau

Term cyffredinol am bob agwedd ar reoli casgliadau hanesyddol gan gynnwys datblygu casgliadau, creu a chynnal gwybodaeth am gasgliadau, rhoi gofal ffisegol a chadwraeth, a darparu mynediad at gasgliadau.

Rhestr blychau

Rhestr o gynnwys blwch sydd â deunydd archifol ynddo. Fel cymorth canfod, mae’n sylfaenol iawn gan ei fod ond yn rhestru cynnwys yn aml â brws bras a heb strwythur neu fetadata ychwanegol. Mae’n ffordd gyflym o ddisgrifio cynnwys ond nid oes gwybodaeth fanwl na chyd-destun catalog. Gall rhestrau blychau amrywio’n fawr o ran dyfnder y manylion a pha mor ddefnyddiol ydyw - o restr fer iawn i esboniad manwl o’r cynnwys.

Rhiant-gorff

Y sefydliad sydd â rheolaeth gyffredinol ar y gwasanaeth archifau e.e. busnes, prifysgol, elusen neu awdurdod lleol.

S

Safle rhanedig

Caiff gweithgareddau gweithredol craidd (gan gynnwys darparu gwasanaeth i’r cyhoedd) eu cynnal dros nifer o safleoedd y mae’r gwasanaeth ynddynt (yn hytrach na lleoliadau lle gall y gwasanaeth archifau wneud gweithgareddau fel allgymorth ond nad yw’n preswylio ynddynt). Sylwer, os mai storio yn unig yw’r gweithgaredd, gellid cyfeirio at y storio hwn fel un ‘oddi ar y safle’ yn hytrach nag yn rhanedig.

Storio

Y broses a’r gofod a ddarperir ar gyfer storio casgliadau archifol, casgliadau rheoli cofnodion ac unrhyw ddeunydd arall sydd gan y gwasanaeth archifau i’w cadw diogel. O fewn y cyd-destun hwn nid yw storio yn cynnwys y gofod a ddefnyddir gan y gwasanaeth archifau ar gyfer gweithrediadau bob dydd, e.e. storio ar gyfer offer a deunyddiau glanhau.

U

Uwch-reolwyr

Person neu grŵp o bobl sy'n cyfarwyddo ac yn rheoli sefydliad ar y lefel uchaf.

Ffynhonnell: Hillhouse, Susanna (2009) Collections Management: A Practical Guide, Yr Ymddiriedolaeth Casgliadau. Yn deillio o BS EN ISO 9000:2005.

V

VAQAS

Cynllun Sicrhau Ansawdd Atyniadau i Ymwelwyr (VAQAS) a gaiff ei reoli gan Visit England a Croeso Cymru (VAQAS Cymru).

Ffynhonnell: Visit Britain

Y

Ymgysylltiad

Mae ymgysylltiad yn golygu mwy na chyswllt yn unig gydag archifau a gwasanaethau archifau; mae hefyd yn golygu dealltwriaeth ac ymdeimlad o werth personol, perchenogaeth, grymuso. Mae ymgysylltiad yn is-set i fynediad. Gallai'r ymgysylltu fod gyda rhanddeiliaid mewnol ac/neu randdeiliaid allanol.