Achrediad Gwasanaethau Archifau – Y Safon

Strwythur

Mae tair adran i Safon yr Achrediad Gwasanaethau Archifau:

1. Iechyd Sefydliadol
2. Casgliadau
3. Mynediad ac Ymgysylltiad

Caiff y gofynion eu gosod yn y grwpiau a ganlyn:

• Polisïau – maent yn disgrifio cyfeiriad a bwriadau cyffredinol sefydliad yn unol â’r hyn a fynegir yn ffurfiol gan yr uwch-reolwyr.
• Cynlluniau – mae’r rhain yn ddogfennau sy’n edrych at y dyfodol gan osod allan amcanion y sefydliad a nodi’r camau gweithredu y mae angen eu cymryd i gyflawni’r amcanion hynny, yn unol â pholisïau’r sefydliad ac er mwyn cyflawni ei genhadaeth.
• Gweithdrefnau – mae’r rhain yn disgrifio ffordd benodol o gynnal gweithgarwch neu broses (cyfres o weithgareddau sy’n rhyngberthyn neu’n rhyngweithio), er mwyn cyflawni allbwn neu ganlyniad penodol. Gellir dogfennu gweithdrefnau ar ffurf canllawiau gweithredol, cyfarwyddiaduron, llawlyfrau, cyfarwyddiadau, siartiau llif ayb.

Adran 1: Iechyd Sefydliadol

1.1 Cenhadaeth a Gwerthoedd

Gofyniad 1.1

Caiff y gwasanaeth archifau ei lywio gan ddatganiad cenhadaeth sy’n diffinio ei bwrpas yng nghyswllt ei gasgliadau, ac sy’n cysylltu dogfen lywodraethu’r sefydliad â pholisïau a chynlluniau priodol y gwasanaeth archifau. Mae’r ffordd mae’r gwasanaeth archifau’n gweithredu yn adlewyrchu ei werthoedd sefydliadol ac yn cymryd camau rhagweithiol i sicrhau cydraddoldeb, amrywiaeth a chynwysoldeb.

Canlyniad

Caiff pwrpas y gwasanaeth archifau ei gyfathrebu’n glir i’r rhanddeiliaid i gyd, a’i ddeall ganddynt, ac mae’n llyw cadarn i weithgarwch y gwasanaeth a’i broses o lunio penderfyniadau. Mae strwythurau priodol ar waith yn y gwasanaeth archifau i werthuso pa mor effeithiol yw wrth weithredu arferion cynhwysol ar draws ei swyddogaethau o ran casgliadau a mynediad.

1.2 Strwythurau Llywodraethu a Rheoli

Gofyniad 1.2

Mae perthynas y gwasanaeth archifau â’i riant-sefydliad (neu sefydliadau) yn glir ac yn gadarn o safbwynt cyfreithiol. Mae’r uwch-reolwyr yn cydnabod yn ffurfiol bwrpas y gwasanaeth archifau ac yn ei gefnogi; mae’r llinellau awdurdod a’r cyfrifoldebau dros wneud penderfyniadau rhwng y corff llywodraethu a rheolwyr y gwasanaeth yn dryloyw ac yn effeithiol.

Canlyniad

Mae’r gwasanaeth archifau yn meddu ar strwythurau llywodraethu a rheoli priodol, er mwyn sicrhau casglu, cadwedigaeth a mynediad at y casgliadau yn y tymor hir.

1.3 Blaengynllunio

Gofyniad 1.3

Mae gan y gwasanaeth archifau flaengynlluniau a phrosesau cynllunio effeithiol sy’n dangos dealltwriaeth dda o’r cyd-destun sefydliadol a’r cyd destun ehangach y mae’r gwasanaeth yn gweithredu ynddo, ac yn ymateb yn briodol.

Canlyniad

Mae’r gwasanaeth archifau yn cynllunio’n effeithiol er mwyn bod yn gynaliadwy yn y tymor hir, gan ddefnyddio’r adnoddau sydd ar gael yn y ffordd fwyaf effeithiol i sicrhau ei fod yn parhau i fod yn hyblyg, yn gynhwysol, yn berthnasol ac yn wydn mewn amgylchedd sy’n newid yn fewnol ac yn allanol.

1.4 Adnoddau: Lle a storfeydd

Gofyniad 1.4

Ceir amodau deiliadaeth ysgrifenedig ffurfiol ar gyfer pob adeilad a safle sy’n cynnwys archifau a gwasanaethau archifau, yn analog ac yn ddigidol. Mae’r trefniadau’n ddigonol i gadw’r casgliadau eu hunain yn ddiogel ac yn rhwydd mynd atynt. Mae’r trefniadau hefyd yn caniatáu ar gyfer cynllunio effeithiol i’r dyfodol.

Canlyniad

Rhoddir cartref mewn ffordd gyfrifol i’r gwasanaethau archifau ac i’r casgliadau. Caiff y risgiau sy’n gysylltiedig â rhoi cartref i archifau a gwasanaethau archifau eu cydnabod a’u rheoli’n weithredol drwy brosesau cynllunio priodol gan sicrhau fod y casgliadau’n cael eu diogelu yn y tymor hir.

1.5 Adnoddau: cyllid

Gofyniad 1.5

Gall y gwasanaeth archifau ddangos sefydlogrwydd ariannol. Mae arian digonol wedi’i ddynodi i alluogi’r gwasanaeth archifau i gyflawni’r blaengynlluniau mae wedi’u datgan.

Canlyniad

Mae rheolwyr y gwasanaethau archifau yn cyfrannu’n briodol at brosesau perthnasol pennu a rheoli cyllideb a gallant gynllunio i wella gwasanaeth ar sail hirdymor, gan sicrhau y gwneir y defnydd gorau posibl o’r adnoddau sydd ar gael.

1.6 Adnoddau: gweithlu

Gofyniad 1.6

Mae gan y gwasanaeth archifau weithlu cynhwysol sy’n briodol o ran profiad a niferoedd i ymgymryd â chyfrifoldebau a chynlluniau’r gwasanaeth. Mae gweithdrefnau cyflogaeth a pholisïau gwirfoddoli ar waith i gefnogi perfformiad proffesiynol cymwys a lles, a’r broses o ddatblygu’r gweithlu yn barhaus.

Canlyniad

Caiff gwasanaethau archifau eu darparu yn unol â’r safonau proffesiynol a fynnir gan rwymedigaethau cyfreithiol y corff a dyheadau ei flaengynlluniau. Mae’r gweithlu’n glir ynghylch ei rolau a’i gyfrifoldebau a chaiff ei gefnogi i ennill y sgiliau cywir ac i fanteisio ar y cyngor arbenigol cywir i fodloni anghenion cyflawni’r gwasanaeth.

Adran 2: Casgliadau

2.1 Rheoli Casgliadau

Gofyniad 2.1

Mae gan y gwasanaeth archifau ddulliau cydgysylltiedig o reoli casgliadau, sy’n cael eu tywys gan bolisïau, cynlluniau a gweithdrefnau cydlynol. Dylai’r polisïau gynnwys deunyddiau analog a digidol, pan yn berthnasol, a chael eu cymeradwyo gan yr uwch-reolwyr, neu awdurdod dirprwyedig priodol.

Canlyniad

Mae gweithgareddau rheoli casgliadau’r gwasanaeth archifau wedi’u cysylltu mewn ffordd gyfannol ar lefel polisi ac mae cyswllt clir rhyngddynt a datganiad cenhadaeth y gwasanaeth archifau. Mae polisïau integredig yn arwain at lai o ddyblygu ymdrechion ac yn gwneud y defnydd gorau posibl o’r adnoddau sydd ar gael.

2.2 Datblygu Casgliadau

Gofyniad 2.2

Mae gan y gwasanaeth archifau ddulliau cydgysylltiedig o ddatblygu casgliadau, sy’n cael eu tywys gan bolisïau, cynlluniau a gweithdrefnau cydlynol. Dylai’r dull gweithredu hwn gynnwys deunyddiau analog a digidol, pan yn berthnasol, a chael eu cymeradwyo gan yr uwch-reolwyr, neu awdurdod dirprwyedig priodol.

Canlyniad

Mae gweithgareddau datblygu casgliadau (caffael, gwerthuso a gwerthu) y gwasanaeth archifau wedi’u cysylltu mewn ffordd gyfannol ac mewn ffordd glir â datganiad cenhadaeth y sefydliad. Mae polisïau integredig yn arwain at lai o ddyblygu ymdrechion ac yn gwneud y defnydd gorau posibl o’r adnoddau sydd ar gael.

Gofyniad 2.2.1

Mae gan y gwasanaeth archifau bolisi clir ynghylch datblygu casgliadau, sy’n cwmpasu caffael croniadau goddefol a rhagweithiol, gwerthuso a gwerthu deunyddiau.

Gofyniad 2.2.2

Gall y gwasanaeth archifau ddarparu cynllun sy’n nodi manylion y camau sy’n cael eu cymryd i werthuso a rhesymoli’r daliadau presennol ac i adnabod bylchau a blaenoriaethau ar gyfer casgliadau’r dyfodol, yn unol â’i bolisi ynghylch datblygu casgliadau.

2.3 Gwybodaeth am Gasgliadau

Gofyniad 2.3

Mae gan y gwasanaeth archifau ddulliau cydgysylltiedig, sydd wedi’u dogfennu, o weithredu gweithgareddau gwybodaeth am gasgliadau, sy’n cael eu tywys gan bolisïau, cynlluniau a gweithdrefnau cydlynol. Dylai’r dull gweithredu hwn gynnwys y deunyddiau analog a digidol, pan yn berthnasol, a chael cymeradwyaeth yr uwch-reolwyr, neu awdurdod dirprwyedig priodol.

Canlyniad

Mae gweithgareddau gwybodaeth am gasgliadau (derbyn, catalogio a materion etifeddiaeth) y gwasanaeth archifau wedi’u cysylltu mewn ffordd gyfannol ac mewn ffordd glir â datganiad cenhadaeth y sefydliad. Mae polisïau integredig yn arwain at lai o ddyblygu ymdrechion ac yn gwneud y defnydd gorau posibl o’r adnoddau sydd ar gael.

Gofyniad 2.3.1

Mae gan y gwasanaeth archifau bolisi ar wybodaeth am gasgliadau, sy’n nodi’n benodol sut y caiff y wybodaeth am gasgliadau ei chofnodi a’i chyfoethogi a’r safonau a’r gweithdrefnau y mae’n rhaid eu defnyddio.

Gofyniad 2.3.2

Gall y gwasanaeth archifau ddarparu cynllun sy’n nodi’n benodol y camau a gaiff eu cymryd i wella neu edrych eto ar gofnodion catalog cyfredol ac i fynd i’r afael â gwaith catalogio sydd wedi cronni, yn unol â’i bolisi ar wybodaeth am gasgliadau.

Gofyniad 2.3.3

Mae gweithdrefnau clir, sydd wedi’u dogfennu, ar waith ar gyfer prosesau gwybodaeth am gasgliadau craidd, ac mae’r rheiny’n ddealledig gan y gweithlu perthnasol ac yn cael eu defnyddio ganddynt.

2.4 Gofal a Chadwraeth Casgliadau

Gofyniad 2.4

Mae gan y gwasanaeth archifau ddulliau cydgysylltiedig, sydd wedi’u dogfennu, o weithredu gweithgareddau gofal a chadwraeth y casgliadau sy’n cael eu tywys gan bolisïau, cynlluniau a gweithdrefnau cydlynol. Dylai’r dull gweithredu hwn gynnwys y deunyddiau analog a digidol, pan yn berthnasol, a chael cymeradwyaeth yr uwch-reolwyr, neu awdurdod dirprwyedig priodol.

Canlyniad

Mae gweithgareddau gofal a chadwraeth casgliadau (rheoli adeiladau a chadwraeth adferol ac ataliol) y gwasanaeth archifau wedi’u cysylltu mewn ffordd gyfannol ac mewn ffordd glir â datganiad cenhadaeth y sefydliad. Mae polisïau integredig yn arwain at lai o ddyblygu ymdrechion ac yn gwneud y defnydd gorau posibl o’r adnoddau sydd ar gael.

Gofyniad 2.4.1

Mae gan y gwasanaeth archifau bolisi ar ofal a chadwraeth casgliadau, sy’n tywys dull y sefydliad o weithredu cadwraeth ataliol ac adferol, er mwyn sicrhau gwarchodaeth hirdymor y casgliad a mynediad ato.

Gofyniad 2.4.2

Gall y gwasanaeth archifau ddarparu cynllun sy’n nodi manylion y camau a gaiff eu cymryd i fynd i’r afael â blaenoriaethau cadwraeth ataliol ac adferol, yn unol â’i bolisi ar ofal a chadwraeth casgliadau.

Gofyniad 2.4.4

Mae’r gwasanaeth archifau wedi profi cynllun a gweithdrefnau i baratoi ar gyfer trychinebau, sy’n ei alluogi i ymateb yn effeithiol i sefyllfaoedd o argyfwng a sicrhau fod y busnes yn parhau. Mae cynlluniau argyfwng yn berthnasol i bob adeilad sy’n cynnwys casgliadau a gwasanaethau archifau.

Adran 3: Mynediad ac Ymgysylltiad

3.1 Polisïau Mynediad ac Ymgysylltu

Gofyniad 3.1

Mae gan y gwasanaeth archifau bolisi clir ar fynediad ac ymgysylltu, sy’n nodi’n benodol y ffyrdd y caiff mynediad ei gynnig a sut yr ymgysylltir â chymunedau, a hynny mewn modd sy’n briodol i ddatganiad cenhadaeth y sefydliad a natur a graddfa ei gasgliad. Dylai’r polisi gael cymeradwyaeth yr uwch-reolwyr, neu awdurdod dirprwyedig priodol.

Canlyniad

Caiff y gwasanaeth archifau ei lywio gan bolisi cytunedig ar fynediad ac ymgysylltu, sy’n cyfathrebu’n glir beth yw’r hawliau mynediad at y casgliad a chynnig y gwasanaeth o safbwynt ymgysylltu. Mae’r polisi yn rhan o’r fframwaith rheoli casgliadau integredig sy’n galluogi cynllunio effeithiol a defnyddio’r adnoddau sydd ar gael yn y ffordd orau bosibl.

3.2 Cynllunio a Chynlluniau Mynediad ac Ymgysylltu

Gofyniad 3.2

Mae’r gwasanaeth archifau yn arddangos dealltwriaeth dda o’i gymunedau. Mae ganddo gynlluniau ar waith sy’n nodi manylion y camau a gaiff eu cymryd i ddiwallu anghenion y gymuned a’u gofynion mynediad ac i wella’r gwasanaeth a ddarperir yn barhaus. Mae’r cynlluniau’n briodol i ddatganiad cenhadaeth y sefydliad ac i natur a graddfa ei gasgliadau.

Canlyniad

Mae gan y gwasanaeth archifau ddull wedi’i gynllunio o ymdrin â mynediad ac ymgysylltu sy’n seiliedig ar y dystiolaeth o’r angen.

Gofyniad 3.2.1

Mae gan y gwasanaeth archifau ddulliau effeithiol ar waith ar gyfer casglu gwybodaeth am ei gymunedau, er mwyn dadansoddi a gwerthuso eu hanghenion a’u diddordebau a chynnwys cymunedau nad ydynt yn defnyddio’r gwasanaeth yn uniongyrchol.

Gofyniad 3.2.2

Mae gan y gwasanaeth archifau gynlluniau sydd wedi’u dogfennu i wella’n barhaus fynediad ac ymgysylltiad mewn ymateb i anghenion a diddordebau dynodedig ei gymuned. Eir ati’n frwd i weithredu ac adolygu’r cynlluniau.

3.3 Gweithgareddau ynghylch Mynediad ac Ymgysylltu

Gofyniad 3.3

Mae’r gwasanaeth archifau yn darparu mynediad at ei ddaliadau ac amrywiaeth o ddulliau i gael mynediad at y casgliadau ac i ymgysylltu â hwy. Mae’n cyfathrebu gwybodaeth glir ac ymarferol am y cynnig mynediad ac ymgysylltu sydd ganddo ac yn sicrhau eu bod yn cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth berthnasol.

Canlyniad

Mae’r gwasanaeth archifau yn cynnig mynediad da i’w gasgliadau a chyfleoedd da i bobl ymgysylltu â nhw. Rhoddir cymorth i gymunedau gael mynediad at gasgliadau, ac i ymgysylltu â hwy, mewn modd effeithlon a chyda hyder, cyfrifoldeb a gofal.

Gofyniad 3.3.1

Mae amrywiaeth o ddulliau o gael mynediad at y casgliadau ar gael yn ogystal â chyfleoedd i ymgysylltu â nhw. Mae’r rhain yn briodol i ddatganiad cenhadaeth y sefydliad a natur a maint ei gasgliadau.

Gofyniad 3.3.2

Caiff mynediad priodol ei gynnig at gasgliadau, ar y safle ac oddi arno, a chaiff gwybodaeth ymarferol ynghylch sut i gael mynediad at y gwasanaeth ei chyfathrebu’n effeithiol i bawb.

Gofyniad 3.3.3

Mae gweithdrefnau effeithiol, sydd wedi’u dogfennu, ar waith ar gyfer rhoi mynediad i ddefnyddwyr a chaiff y gweithdrefnau hynny eu cyfathrebu’n dda.