Datganiad ar Dynnu Achrediad Gwasanaeth Archifau

Darpariaeth y Rhaglen Reolaidd ar gyfer tynnu Achrediad Gwasanaeth Archifau yn ôl

Nid yw Achrediad yn cael ei ddyfarnu i Wasanaeth Archifau am byth. Mae’n ofynnol i Wasanaethau Archifau Achrededig wneud y canlynol:

1. Os dyfernir statws dros-dro, dylid cwblhau’r broses adrodd fel y nodir yn y llythyr dyfarnu ac o fewn yr amserlen y cytunwyd arni.
2. Cwblhau adroddiad interim 2-3 blynedd ar ôl dyfarnu’r achrediad, yn cynnwys diweddariad ar lywodraethu, cynlluniau ac adnoddau, i sicrhau bod y dyfarniad Achredu yn parhau i adlewyrchu statws cyfredol y gwasanaeth archifau
3. Cwblhau cais ail-achredu llawn ymhen 2-3 blynedd ar ôl yr adroddiad interim
4. Rhwng y dyddiadau safonol hyn, hysbysu am unrhyw newidiadau sylweddol i’r gwasanaeth fel eiddo newydd, gostyngiadau o ran staffio neu amseroedd agor arferol
5. 5. Cwblhau’r camau gweithredu gofynnol cyn cyflawni ail-achrediad llawn

Gallai methu â chwblhau 1, 2 neu 3 yn ôl yr amserlen ofynnol arwain at dynnu Statws Gwasanaeth Archifau Achrededig yn ôl. Gellir ail-ddyfarnu hwn ar ôl cwblhau cais newydd am achrediad.

Os bydd y Pwyllgor Achredu Gwasanaethau Archifau yn cytuno bod y newidiadau a adroddir dan 4 yn ddigon trawsnewidiol, bydd yn ofynnol i’r gwasanaeth archifau gwblhau cais cynnar am achrediad newydd, er mwyn caniatáu i ddarlun cyflawn o’r gwasanaeth ymddangos.

Os yw cais newydd yn cael ei wneud o ganlyniad i ddatblygiadau cadarnhaol pwysig fel adeilad newydd, caiff hyn ei wneud yn ôl amserlen a gytunir a fydd yn caniatáu digon o amser i’r gwasanaeth arfer â’i sefyllfa newydd, gan fod y Pwyllgor yn awyddus i sicrhau nad yw trawsnewid cadarnhaol o’r fath yn arwain at bwysau diangen ar wasanaethau sy’n dymuno cadw eu Hachrediad.

Os oes cynnydd wedi’i wneud at y camau gweithredu gofynnol (5) ond nad yw’r camau’n gyflawn, bydd y Pwyllgor yn dod i farn a ellir cadw’r Achrediad ai peidio, yn ôl pob achos unigol. Os nad oes cynnydd wedi’i wneud, neu gynnydd cyfyngedig yn unig o ran y camau gofynnol, ac os na all y gwasanaeth ddangos cynlluniau realistig i’w gwireddu, caiff yr Achrediad ei dynnu’n ôl.

Tynnu Achrediad Gwasanaeth Archifau yn ôl am ei fod yn Anghymwys

Mae chwe maen prawf cymhwyster i Achrediad Gwasanaeth Archifau a gall methu â bodloni unrhyw un o’r rhain yn dilyn Achrediad arwain at dynnu’r dyfarniad yn ôl.

Pwyntiau penodol fel a ganlyn:

Dal archifau

Os yw Gwasanaeth Archifau Achrededig yn gwaredu ei holl gasgliadau archifol, caiff yr Achrediad ei dynnu’n ôl. Gallai hyn gynnwys tynnu un dyfarniad Achredu neu ragor yn ôl os bydd dau gorff yn uno ac o’r pwynt Achredu Gwasanaeth Archifau - datganiad ar dynnu Achrediad - Mai 2024 hwnnw’n gweithredu gwasanaeth ar y cyd, gan ymgeisio ar y cyd am un Achrediad ar yr adeg sy’n briodol i’r gwasanaeth.

Dal cyfanswm sylweddol o archifau

Os yw Gwasanaeth Archifau Achrededig yn gwaredu rhan sylweddol o’i gasgliadau, i’r graddau ei fod yn disgyn yn is na chyfanswm y trothwy, gellir tynnu’r Achrediad yn ôl. Mewn achosion ymylol, dylid ceisio cyngor gan Reolwr y Rhaglen Achredu ac fe ellid cadw’r achrediad yn ôl disgresiwn y Pwyllgor.

Cynnig mynediad i’r cyhoedd

Gellir tynnu'r Achrediad yn ôl hyd nes y caiff ei ailymgeisio pan fydd Gwasanaeth Archifau Achrededig yn cau ei fynediad at wasanaeth cyhoeddus am gyfnod wedi'i gynllunio o dros dair blynedd neu fwy (megis ar gyfer symud safle). Lle mae bwriad i gau ar gyfer datblygiad cadarnhaol am gyfnod o dair blynedd neu lai, dylai'r gwasanaeth archifau hysbysu'r Pwyllgor Achredu Gwasanaeth Archifau gyda hysbysiad ysgrifenedig o'i fwriad ac sy'n amlinellu cynllun ar gyfer mynediad cyhoeddus i'w gasgliadau. Byddai unrhyw fath o gau gwasanaeth archif achrededig yn cael ei adolygu fesul achos gan y Pwyllgor.

Staffio

Os bydd unrhyw Wasanaeth Archifau Achrededig yn newid i fod heb unrhyw staff o gwbl, caiff yr Achrediad ei dynnu’n ôl. Os yw sefyllfa o’r fath yn un sydd am gyfnod cymharol fyr (er enghraifft mewn gwasanaeth ag un gweithiwr proffesiynol yn ystod cylch recriwtio), gellir hepgor yr ataliad yn ôl disgresiwn y Pwyllgor. Mae unrhyw achos o ostyngiadau staffio sylweddol fel y nodir uchod yn debygol o gymell cais am gais newydd am achrediad er mwyn gallu adolygu’r lefel is o ddarpariaeth yn llawn.

Storio

Os nad oes gan Wasanaeth Archifau Achrededig bellach gyfleuster storio dynodedig sy’n ddiogel ac yn sylfaenol addas, caiff yr Achrediad ei dynnu’n ôl.

Tynnu Achrediad Gwasanaeth Archifau yn ôl mewn Amgylchiadau Eithriadol

Ceir amgylchiadau eraill lle bydd y Pwyllgor yn ystyried tynnu Achrediad Gwasanaeth Archifau yn ôl, y tu hwnt i reolau mewnol y Rhaglen Achredu ei hun. Mae’r Pwyllgor yn gweithio yn ôl Cod Ymarfer y Gymdeithas Archifau a Chofnodion (y DU ac Iwerddon) (sy’n seiliedig ar Gòd Moeseg y Cyngor Rhyngwladol ar Archifau) a bydd yn rhoi ystyriaeth i hyn wrth ystyried tynnu Achrediad Gwasanaeth Archifau yn ôl.

Mae’r rhain yn cynnwys:

• Gweithredoedd a nodwyd neu y cyfeiriwyd atynt gan y Pwyllgor neu un o’i Baneli fel rhai sy’n torri Cod Ymarfer y Gymdeithas Archifau a Chofnodion (y DU ac Iwerddon), a gyflawnir gan weithlu’r gwasanaeth archifau neu ei riant sefydliad, boed y person neu bersonau dan sylw yn aelodau o’r Gymdeithas Archifau a Chofnodion ai peidio. Rhaid i unrhyw doriadau fod yn glir ac ar lefel y sefydliad yn hytrach na chamymddygiad unigol a ganfyddir ac a ddatrysir o fewn strwythur rheoli’r gwasanaeth archifau.
• Methiant ar ran y sefydliad i gynnal cyfrifoldeb y gwasanaeth o ran unplygrwydd a chyflwr ei gasgliadau archifol a’i faes datganedig o ddiddordebau casglu. Nid yw’r ddarpariaeth hon yn ymwneud â gwerthuso a/neu waredu casgliadau mewn modd sydd wedi’i reoli a’i gofnodi yn unol ag ymarfer proffesiynol a pholisi a gofnodwyd. Gallai enghreifftiau o fethiant o’r fath gynnwys y canlynol, ymhlith eraill:
  • Gwaredu rhannau o gasgliadau neu gasgliadau cyfan am gymhelliant ariannol drwy eu gwerthu. (Mae colli eitemau unigryw o gasgliadau am elw ariannol yn destun pryder a rennir ar draws cyrff diwylliannol a threftadaeth. Mae enghreifftiau o ganllawiau cyfatebol yn cynnwys y datganiad ar y cyd gan gyrff amgueddfeydd ar Gasgliadau mewn Perygl a chanllawiau gwarediadau gan grŵp Llyfrau Prin a Llawysgrifau CILIP, sy'n tynnu sylw at yr angen i ddeall pan fydd eitemau llyfrgell yn unigryw ac felly o werth ymchwil arbennig, maent yn anaddas ar gyfer gwaredu. Mae Cymdeithas yr Amgueddfeydd a phartneriaid yn darparu pecyn cymorth ar waredu o gasgliadau amgueddfeydd gan gyfeirio'n benodol at ddulliau moesegol i waredu y caniateir gwneud buddiannau ariannol ohono. Mae'n pwysleisio yr angen i seilio penderfyniadau gwaredu ar gyfiawnhad curadurol.)
  • Gwaredu neu ddinistrio deunyddiau y tu hwnt i werthusiad proffesiynol a pholisi sefydledig, er enghraifft er mwyn llesteirio achos cyfreithiol; cuddio arferion yr ystyrir eu bod yn anfoesol neu’n anfoesegol
  • Ffugio deunydd neu osod deunydd annilys mewn casgliad archif gan weithlu’r sefydliad
  • Methiant clir i gaffael deunydd ar y sail yr ystyrir ei fod yn cynrychioli barn amhoblogaidd neu anodd er ei fod yn cyd-fynd â’r cylch gwaith casglu a ddiffiniwyd ar gyfer y gwasanaeth
  • Diffyg cynnal a chadw neu amlygu’r casgliadau dros gyfnod mewn modd y gellid ei osgoi i risg a dadfeilio
• Os caiff Achrediad Amgueddfa ei dynnu’n ôl o wasanaeth amgueddfa ac archif integredig, ar sail gwaredu casgliadau’n amhriodol, bydd y Pwyllgor yn ceisio sicrwydd ynglŷn ag unplygrwydd a diogelwch y casgliadau archifol yn unol â’r egwyddorion uchod. Caiff achosion o’r fath eu hystyried ar sail unigol, ac os na cheir y sicrwydd priodol, mae’n bosibl y caiff Achrediad y Gwasanaeth Archifau hefyd ei dynnu’n ôl.

Bydd tynnu Achrediad Gwasanaeth Archifau yn ôl mewn amgylchiadau eithriadol fel rheol yn parhau am gyfnod o bum mlynedd, yn ôl disgresiwn y Pwyllgor.