Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth

Y memorandwm

Mae'r memorandwm dealltwriaeth (MoU) hwn yn ffurfio cytundeb sefydliadau strategol a phroffesiynol y Deyrnas Unedig ar gyfer archifau er mwyn gweithredu Cynllun Achredu Gwasanaethau Archifau.

1. Diben y Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth hwn

1.1 Mae’r Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth yn nodi’r egwyddorion a’r trefniadau lefel uchel sy’n sail i’r sefydliadau partner, y manylir amdanynt isod, weithio gyda’i gilydd i gyflwyno Cynllun Achredu ar gyfer sector archifau’r Deyrnas Unedig.

1.2 Nid yw’r ddogfen hon yn gyfreithiol rwymol ac ni fwriedir iddi roi hawliau cyfreithiol i unrhyw gorff. Bydd y Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth yn destun adolygiad yn rheolaidd a gellir ei ailystyried ar unrhyw adeg ar gais un neu ragor o bartneriaid y cynllun.

1.3 Mae’r ddogfen hon yn cynnwys model gweithredu ar gyfer y cynllun, a bydd hwnnw hefyd yn destun adolygiad rheolaidd a gellir ei ailystyried ar gais un neu ragor o bartneriaid y cynllun.

2. Y Partneriaid

2.1 Mae gweithredu llwyddiannus ar y Cynllun Achredu i archifau’r Deyrnas Unedig yn dibynnu ar gynghrair o saith sefydliad allweddol sy’n rhannu cyd gyfrifoldeb am gefnogi datblygiad strategol a phroffesiynol archifau ledled Cymru, Lloegr, yr Alban a Gogledd Iwerddon.

Yr Archifau Gwladol/The National Archives (TNA)

2.2 TNA yw archif cenedlaethol Llywodraeth y Deyrnas Unedig ar gyfer Cymru, Lloegr a’r Deyrnas Unedig. Mae ei gasgliad yn cwmpasu dros 1000 o flynyddoedd ac yn cynnwys dros 11 miliwn o gofnodion cyhoeddus, llywodraeth a hanesyddol, a dyma un o’r archifau mwyaf yn y byd.

2.3 Mae’n adran yn llywodraeth y Deyrnas Unedig ac yn asiantaeth weithredol i’r Adran dros Ddigidol, Diwylliant, y Cyfryngau a Chwaraeon (DCMS), ac mae’r TNA yn ymgorffori Swyddfa Gwybodaeth y Sector Cyhoeddus a Llyfrfa Ei Mawrhydi. Mae hefyd yn cyflawni swyddogaethau ei gorff rhagflaenol sef Comisiwn Brenhinol Llawysgrifau Hanesyddol (HMC) mewn perthynas â chofnodion preifat.

2.4 Mae gan y TNA gyfrifoldeb arwain dros y sector archifau yn Lloegr, ac mae’n cefnogi’r sector archifau yn fwy cyffredinol trwy ddatblygu safonau a darparu arweiniad arbenigol i archifau cyhoeddus a phreifat ledled Cymru a Lloegr. Mae gan adran Arweinyddiaeth y Sector Archifau gyfrifoldeb gweithredol o fewn y TNA ar gyfer datblygu a gweithredu Cynllun Achredu Gwasanaethau Archifau.

Llywodraeth Cymru

Mae isadran Amgueddfeydd Archifau a Llyfrgelloedd Llywodraeth Cymru (MALD) yn gweithredu fel rhan o Grŵp yr Economi, Sgiliau a Chyfoeth Naturiol.

2.6 Mae MALD yn rhoi cyngor polisi awdurdodol i’r Gweinidog dros Ddiwylliant, Twristiaeth a Chwaraeon; yn rhoi cyngor a chymorth ariannol i amgueddfeydd, archifau a llyfrgelloedd lleol, gan gynnwys cefnogi a datblygu safonau, arbenigedd a sgiliau proffesiynol; ac yn datblygu ac yn gweithredu polisïau sy’n briodol i Gymru. MALD hefyd yw’r Isadran Noddi ar gyfer Llyfrgell Genedlaethol Cymru, Amgueddfa Cymru, Comisiwn Brenhinol Henebion Cymru a Casgliad y Werin Cymru.

2.7 Mae’r Archifau Gwladol (TNA) ar hyn o bryd yn darparu cefnogaeth wrth fod yn wasanaeth archif cenedlaethol i Gymru oni bai a hyd nes y bydd Llywodraeth Cymru yn cymryd ei phwerau o dan Ddeddf Llywodraeth Cymru 1999. Mae MALD yn gweithio’n agos gyda’r TNA i gyflawni’r cyfrifoldebau statudol sy’n ymwneud â darpariaeth archifau yng Nghymru.

Swyddfa Cofnodion Cyhoeddus Gogledd Iwerddon/Public Record Office Of Northern Ireland (PRONI)

2.8 PRONI yw’r archif swyddogol ar gyfer Gogledd Iwerddon. Mae’n sefydliad y llywodraeth a sefydlwyd yn 1923, yn fuan ar ôl y gwahanu, ac mae’n gweithredu fel isadran o fewn yr Adran Cymunedau ac yn rhan o Wasanaeth Sifil Gogledd Iwerddon.

2.9 Mae PRONI yn cadw cofnodion cyhoeddus sy’n dyddio o 1219 hyd heddiw. Mae hefyd yn casglu ystod eang o archifau o ffynonellau preifat. Mae cylch gwaith PRONI yn cynnwys hyrwyddo cyfranogi ac ymgysylltu diwylliannol trwy gaffael, diogelu, cadw a rhoi mynediad i amrywiaeth eang o archifau a chofnodion. Mae PRONI hefyd yn hyrwyddo arfer gorau mewn archifau a rheoli cofnodion, yn cyfrannu at lunio polisïau archifau ac yn gwella gwasanaethau archifau yng Ngogledd Iwerddon a’r Deyrnas Unedig.

Cofnodion Gwladol yr Alban/National Records Of Scotland (NRS)

2.10 Mae’r NRS yn adran anweinidogol yn Llywodraeth yr Alban, ac mae’n gyfrifol i Ysgrifennydd y Cabinet dros Ddiwylliant, Ewrop a Materion Allanol.

2.11 Dynodwyd yr NRS yn un o Gasgliadau Cenedlaethol yr Alban yn 2006 (fel hen Archifau Gwladol yr Alban). Ei bwrpas yw casglu, cadw a chynhyrchu gwybodaeth am bobl a hanes yr Alban a’i gwneud ar gael i lywio cenedlaethau’r presennol a’r dyfodol.

Cymdeithas Archifau a Chofnodion (Y Deyrnas Unedig ac Iwerddon)/Archives and Records Association

2.12 ARA yw’r corff proffesiynol ac aelodaeth arweiniol ar gyfer archifwyr, cadwraethwyr archifau a rheolwyr cofnodion yn y Deyrnas Unedig a Gweriniaeth Iwerddon. Mae’n arwain ar eiriolaeth a datblygu arferion gorau a datblygiad proffesiynol parhaus.

2.13 Mae’r ARA yn gorff aelodaeth annibynnol. Fe’i sefydlwyd ym mis Mehefin 2010, ac mae’n uno cyrff blaenorol Cymdeithas yr Archifwyr, y Cyngor Cenedlaethol ar Archifau a Chymdeithas Prif Archifyddion Llywodraeth Leol.

2.14 Nod yr ARA yw cefnogi ei aelodaeth trwy hyfforddiant, datblygiad proffesiynol parhaus, nodi cyfleoedd cyflogaeth a rhoi cymorth proffesiynol. Mae’n darparu fforwm ar gyfer dadlau a thrafodaeth agored ac mae’n gwasanaethu fel eiriolwr i’r sector yn ei ystyr ehangaf.

Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru (CACC)

2.15 CACC yw’r corff cynrychioliadol ar gyfer sefydliadau a mudiadau cenedlaethol a lleol ledled Cymru sy’n ymwneud â gweinyddu archifau.

2.16 Fel corff partneriaeth strategol, mae CACC am ddylanwadu ar bolisi yn ymwneud ag archifau yng Nghymru trwy eiriolaeth dros y sector, cynnal prosiectau datblygu ledled Cymru gyfan, darparu fforwm ar gyfer cyfnewid gwybodaeth a bod yn llais i’r sector yng Nghymru.

Cyngor yr Alban ar Archifau/Scottish Council On Archives (SCA)

2.17 SCA yw’r corff arweiniol ar gyfer eiriolaeth a datblygu gwasanaethau archifau yn yr Alban.

2.18 Mae’r SCA yn Sefydliad Corfforedig Elusennol yr Alban (SCIO) (SCO44553) ac yn sefydliad aelodaeth annibynnol, a ariennir gan grant gan Lywodraeth yr Alban trwy’r NRS. Mae’r SCA yn cynnig cyngor ac yn rhoi llais consensws ar yr holl faterion sy’n effeithio ar gymuned archifau’r Alban. Mae’n gweithredu fel asiantaeth strategol a hwylusydd gweithgareddau ar lawr gwlad, gan ganolbwyntio ar gyfnewid gwybodaeth ac arferion gweithio ar y cyd.

Cefndir

3.1 Roedd creu Cynllun Achredu Gwasanaethau Archifau yn ymateb i argymhellion a bennwyd ym mholisi llywodraeth y Deyrnas Unedig Archifau ar gyfer yr 21ain Ganrif, a gyhoeddwyd yn Gymraeg a Saesneg ym mis Tachwedd 2009 yn dilyn ymgynghori helaeth â’r sector archifau yng Nghymru a Lloegr.

3.2 Ym mis Mawrth 2010, cyhoeddodd y Cyngor Amgueddfeydd, Llyfrgelloedd ac Archifau (MLA) a’r TNA Archives for the 21st Century in action, gyda chymorth y sefydliadau arweiniol yn y sector archifau, er mwyn helpu gwasanaethau yn Lloegr i ddatblygu’r pum argymhelliad a nodwyd yn y polisi. Yn cyd-redeg â hyn, datblygodd MALD a’r TNA gamau gweithredu mewn ymateb i helpu gwasanaethau Cymru i ddatblygu. Yn Lloegr a Chymru, roedd achredu archifau yn gam gweithredu blaenoriaeth dynodedig.

3.3 Rhwng Ebrill 2010 a Mawrth 2013, trwy gyfres o gamau, datblygwyd cynllun achredu ledled y Deyrnas Unedig gan y partneriaid. Datblygwyd y safon ei hun trwy broses gyd-greu gyda’r sector archifau a’i dreialu gydag 20 o wasanaethau archifau amrywiol ledled y DU. Cytunwyd ymhlith y partneriaid ar siâp y rhaglen, y dulliau asesu a dilysu, a’r amserlen ar gyfer roi’r cynllun ar waith ledled y Deyrnas Unedig.

Cytundeb ar egwyddorion gweithredu Achrediad Gwasanaethau Archifau

4.1 Yng nghyd-destun y bartneriaeth hon, ystyrir bod pob sefydliad partner yn gyfartal. Fodd bynnag, cydnabyddir y bydd rolau a chyfraniadau ariannol yn cael eu dosrannu rhwng partneriaid, yn unol â’u cyfrifoldebau statudol a chenedlaethol yn ogystal â’u hadnoddau a’u gallu cymharol.

Cydlynu ledled y Deyrnas Unedig

4.2 Y TNA yw’r sefydliad mwyaf ei faint yn y bartneriaeth ac mae ganddo gylch gwaith sy’n cwmpasu’r Deyrnas Unedig, gan gynnwys cyfrifoldeb am gofnodion cyhoeddus y Deyrnas. Y TNA fydd yn gyfrifol am gydlynu’r cynllun a chadw cofnodion canolog hanfodol, yn ogystal â’r system ymgeisio a’r adnoddau craidd i ymgeiswyr.

Cymorth i ymgeiswyr

4.3 Mae pob gwlad i ysgwyddo cyfrifoldeb sylfaenol am ddarparu cefnogaeth i ymgeiswyr o’u gwledydd eu hunain. Bydd y strwythurau a’r prosesau manwl yn ymwneud â darparu cymorth yn y gwledydd yn wahanol rhwng Cymru, Lloegr, yr Alban, a Gogledd Iwerddon. Mae trefniadau o’r fath i’w trafod a chytuno arnynt rhwng y cyrff partner perthnasol ac maent y tu hwnt i’r Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth hwn.

Asesu a dilysu

4.4 Mae pob gwlad i gymryd cyfrifoldeb am reoli’r broses gwahoddiad ac am flaenoriaethu ymgeiswyr i’w hasesu o fewn eu gwlad eu hunain.

4.5 Mae pob gwlad i ysgwyddo cyfrifoldeb am yr asesiad desg a dilysu ceisiadau o fewn eu gwledydd eu hunain ac am argymell lefel y dyfarniad i Baneli Achredu Gwasanaethau Archifau’r DU. Cynhelir pob asesiad ac ymweliad dilysu yn ôl protocol a rennir ledled y DU. Mae’r trefniadau gweithredol ar gyfer cynnal asesiadau yn wahanol o ran y manylion rhwng Cymru, Lloegr, yr Alban a Gogledd Iwerddon. Mae trefniadau o’r fath i’w trafod a chytuno arnynt rhwng y cyrff partner perthnasol ac maent y tu hwnt i’r Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth hwn.

Llywodraethu a chyllido’r cynllun

4.6 Caiff y cynllun Achredu Gwasanaethau Archifau ei lywodraethu gan Bwyllgor, a’r Pwyllgor hwnnw yn cynnwys aelodau wedi’u recriwtio’n agored o’r sector archifau, ac aelodau a enwebir gan bob un o’r cyrff partner er mwyn cynrychioli cyfranogiad parhaus y sefydliadau partner yn y cynllun. Mae’r Paneli sy’n gweithredu fel cyrff dyfarnu de facto yn cynnwys aelodau’r Pwyllgor sy’n gweithredu gydag awdurdod dirprwyedig.

4.7 Mae pob gwlad yn gyfrifol am gostau Achredu Gwasanaethau Archifau o fewn eu gwlad eu hunain.

4.8 Y TNA fydd yn gyfrifol am gostau canolog gweinyddu’r Pwyllgor, yr adnoddau ar-lein a’r system ymgeisio.

4.9 Os oes gan bartner bryderon ynghylch gwaith partneriaid eraill wrth gyflawni eu cyfrifoldebau neu unrhyw fater perthnasol arall, yna dylid ei ddwyn gerbron sylw’r Pwyllgor. Gall y Pwyllgor ddewis trafod rôl y partner hwnnw a gofyn am eglurhad ynghylch eu hymrwymiad i’r Rhaglen. Gall partner fynd at y Cadeirydd neu Reolwr y Rhaglen i roi’r mater ar agenda’r Pwyllgor.

5. Adolygu

5.1 Adolygir y Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth hwn ar ôl 5 mlynedd, fel rhan o adolygiad llawn gweithredu’r cynllun.

Llofnodwyd:

Yr Archifau Gwladol

Cofnodion Gwladol yr Alban

Isadran Amgueddfeydd Archifau a Llyfrgelloedd Llywodraeth Cymru

Cyngor yr Alban ar Archifau

Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru

Cymdeithas Archifau a Chofnodion (Y Deyrnas Unedig ac Iwerddon)

Swyddfa Cofnodion Cyhoeddus Gogledd Iwerddon

Model Gweithredu

Mae’r partneriaid a ddatblygodd y cynllun yn ymrwymedig i gydweithio i weithredu Cynllun Achredu Gwasanaethau Archifau:

Prif egwyddorion a nodweddion y Model Gweithredu

Bydd y cynllun yn dod yn rhan o waith beunyddiol partneriaid trwy greu fframwaith a rennir ar gyfer darparu cymorth i’r sector. Mae hyn yn galw am alinio ac integreiddio â:

• Prosesau cyfredol: e.e. ymweliadau arolygu ar gyfer Mannau Adneuo (Cymru a Lloegr) a’r Telerau Cyfrifoldebau ac Arolygaeth (yr Alban), ffurflenni CIPFA, Arolwg Cenedlaethol Ymwelwyr; a
• Prosesau newydd, wrth iddynt ymddangos: e.e. Deddf Cofnodion Cyhoeddus (Yr Alban), 2011 – Cynllun Rheoli Cofnodion Model a Fframwaith Gwella Ansawdd ar gyfer Archifau a Rheoli Cofnodion yn yr Alban (ARMS).

Cydlynir y cynllun gan Reolwr Achredu Gwasanaethau Archifau’r Deyrnas Unedig sydd wedi’i leoli yn yr Archifau Gwladol, ac sy’n gyfrifol am ei reolaeth strategol ac am sicrhau ei fod yn gweithredu’n gyson ac yn deg ledled y pedair gwlad.

1. Ymgeisio

1.1 Mae pob gwlad i weithredu proses ymgeisio agored, sef bod sefydliadau sydd ag archifau yn cael eu gwahodd i nodi’r adeg y byddent am wneud cais am statws achrededig. Bydd pob gwlad yn gosod ei rheolau a’i thargedau ei hun ar gyfer blaenoriaethu ymgeiswyr ac asesir y nifer yn flynyddol, yn unol â blaenoriaethau a phryderon cenedlaethol.

1.2 Mae proses ymgeisio gyffredin ar-lein wedi cael ei datblygu. Caiff deunydd cefnogi craidd ei greu mewn cytundeb â’r holl bartneriaid a’i ledaenu o adnodd canolog ar-lein. Bydd dolenni at ddeunydd sy’n benodol i wlad, gan gynnwys deunydd dwyieithog, a bydd cyfeiriadau atynt o’r adnodd canolog, fel y bo’n briodol.

2. Asesu

2.1 Asesir pob cais yn ôl protocol a rennir drwy’r Deyrnas Unedig. Cynhelir asesiadau gan staff neu gynrychiolwyr y partneriaid hynny sy’n gweithredu fel cyrff aseswyr (Swyddfa Cofnodion Cyhoeddus Gogledd Iwerddon, Cofnodion Gwladol yr Alban, Cyngor yr Alban ar Archifau, yr Archifau Gwladol, Llywodraeth Cymru). Caiff aseswyr hyfforddiant a chymorth craidd i ymgyfarwyddo ag egwyddorion Achredu Gwasanaethau Archifau ac i sicrhau cysondeb. Asesir yr holl geisiadau wrth y ddesg. Caiff cyfran o geisiadau (a bennir gan yr adnoddau sydd ar gael a blaenoriaethau ond heb fod yn llai na 25%) eu dilysu gan ymweliad safle.

2.2 Gall timau asesu a dilysu gynnwys adolygwyr cymheiriaid i helpu i gael y sector i berchnogi’r cynllun. Cydnabyddir y gall cynnwys adolygwyr cymheiriaid fod yn gyfyngedig yn ystod blynyddoedd cynnar y cynllun oherwydd capasiti’r sector.

2.3 Bydd gwasanaethau archifau sy’n rhan o’r bartneriaeth (TNA, NRS a PRONI) yn arwain y sector trwy gyflwyno eu hunain i’r broses Achredu ac asesu. Ni fydd aseswyr o’r sefydliad dan sylw yn cynnal yr asesiad ar wasanaethau archif cenedlaethol, ond yn hytrach fe’i gwneir gan ddau o’r cyrff asesu eraill (hynny yw: NRS, PRONI, SCA, TNA neu Lywodraeth Cymru).

Cefnogi’r Sector

3.1 Bydd yr ARA, CACC a’r SCA yn ysgwyddo rôl arweiniol wrth:

3.1.1 ddatblygu rhwydweithiau a fforymau ar-lein i gefnogi cymheiriaid yn benodol ar gyfer yr Achredu;
3.1.2 datblygu cyfleoedd hyfforddi a DPP sy’n ymwneud â’r safon Achredu; a
3.1.3 hwyluso dull cydlynol o gefnogi Achredu trwy gynnwys grwpiau archifau proffesiynol eraill, e.e. Cynghorau Archifau Rhanbarthol (Lloegr), Grŵp Archifyddion Sirol Cymru, Gweithgor Archifyddion Awdurdodau Lleol yr Alban (ASLAWG), Grŵp Prif Archifyddion Llywodraeth Leol (CALGG), Grŵp Archifau Casgliadau Arbennig Prifysgolion yr Alban (SUSCAG), Y Cyngor Archifau Busnes (BAC), Cyngor Archifau Busnes yr Alban (BACS), Adran ar gyfer Cadwrfeydd Arbenigol, ac eraill.

4. Adolygu gan gymheiriaid

4.1 Pan ddefnyddir adolygu gan gymheiriaid mewn gwlad, mae’r wlad honno’n gyfrifol am ddatblygu rhestr o adolygwyr cymheiriaid i gefnogi’r prosesau asesu a dilysu yn eu gwledydd eu hunain. Datblygir canllawiau Adolygu Cymheiriaid mewn ymgynghoriad â phob partner a byddant ar gael fel adnodd canolog. Mae pob gwlad yn gyfrifol am ddarparu unrhyw hyfforddiant a chefnogaeth ychwanegol i adolygwyr cymheiriaid yn eu gwledydd eu hunain.

Cymorth Canolog

5.1 Mae’r model gweithredu yn amlinellu mai’r TNA sy’n cymryd y cyfrifoldeb arweiniol am y canlynol:

5.1.1 cydlynu Cynllun Achredu Gwasanaethau Archifau’r Deyrnas Unedig, gan gynnwys penodi Rheolwr Achredu Gwasanaethau Archifau’r DU;
5.1.2 datblygu a chynnal y broses ymgeisio ar-lein a deunydd adnoddau canolog ar-lein;
5.1.3 rheolaeth gyffredinol o Bwyllgor Achredu Gwasanaethau Archifau’r DU; a
5.1.4 meithrin partneriaeth effeithiol rhwng y Cynllun Achredu Gwasanaethau Archifau a’r Cynllun Achredu Amgueddfeydd trwy drafodaethau parhaus â Chyngor Celfyddydau Lloegr (ACE).

6. Dyfarniadau

6.1 Mae dyfarniad terfynol Achrediad yn amodol ar ei gymedroli a’i gadarnhau gan Banel Achredu Gwasanaethau Archifau’r DU, sydd â’i aelodau wedi’u tynnu o aelodaeth Pwyllgor Achredu Gwasanaethau Archifau llywodraethol, y mae ei gyfansoddiad, recriwtio iddo a’i gylch gorchwyl yn cael eu disgrifio isod. Cytunir ar amserlenni asesu ar draws y pedair gwlad mewn trafodaeth gyda Rheolwr Achredu Gwasanaethau Archifau’r DU, er mwyn rheoli cyfarfodydd a chapasiti’r Panel.

7. Pwyllgor Achredu Gwasanaethau Archifau

7.1 Mae Pwyllgor Achredu Gwasanaethau Archifau’r DU yn cynnwys cynrychiolaeth o’r pedair gwlad a bydd cydbwysedd rhwng cynrychiolwyr asiantaethau’r llywodraeth, ymarferwyr y sector archifau a rhanddeiliaid allweddol eraill.

7.2 Mae’r Pwyllgor yn cwrdd yn flynyddol, gan oruchwylio proses a chynnwys Achrediad Gwasanaethau Archifau. Mae’n ‘berchen’ ar y safon a’r broses asesu. Gwneir y dyfarniadau statws achrededig ar ran y Pwyllgor ac felly’r sector.

7.3 Dyma aelodau’r Pwyllgor:

7.3.1 Aelodau wedi’u henwebu gan bob un o bartneriaid llif gwaith Achredu Gwasanaethau Archifau (saith ohonynt) (TNA, Llywodraeth Cymru, NRS, PRONI, CACC, SCA, ARA).

Rhaid i’r enwebai hyn fodloni’r meini prawf recriwtio ar gyfer recriwtio agored.

7.3.2 Aelodau wedi’u recriwtio (saith ohonynt) – wedi’u recriwtio trwy gystadleuaeth agored yn erbyn y meini prawf isod.

7.3.3 Cadeirydd wedi’i enwebu, a’i lofnod i’w ddefnyddio ar ddyfarniadau Achredu. Y Cadeirydd fydd enwebai’r Gymdeithas Archifau a Chofnodion (ARA).

Ac yn cael eu cefnogi gan y canlynol:

7.3.4 Cynrychiolwyr yr aseswyr, gan gynnwys cynrychiolaeth o Gymru, Lloegr, yr Alban a Gogledd Iwerddon fel y bo’n briodol, i gyflwyno argymhellion ar geisiadau.

7.3.5 Sylwedydd o Gyngor Celfyddydau Lloegr fel y bo’n briodol, y cytunir dros dro iddo fod y Rheolwr Achredu Amgueddfeydd.

7.3.6 Ysgrifennydd, i’w benodi gan yr Archifau Gwladol (TNA). Yr Ysgrifennydd sy’n gyfrifol am baratoi agendâu a chofnodion y Pwyllgor.

7.4 Mae aelodau’r Pwyllgor yn gwasanaethu am dymor cychwynnol o dair blynedd, a gellir ei adnewyddadwy am dair blynedd arall.

7.5 Dylai aelodau’r Pwyllgor, boed wedi’u henwebu neu wedi’u recriwtio trwy gystadleuaeth agored, fod ag enw da ac yn uchel eu parch ymysg eu cyfoedion. Dylent allu dangos barn gadarn a chytbwys. Dylent fod yn ddigon uchel yn eu swyddi i gryfhau pwysigrwydd gwaith y Pwyllgor.

7.6 Dylai darpar aelodau’r Pwyllgor Achredu gael eu cyflogi yn y maes gwasanaethau archifau ar adeg eu penodi, neu wedi ymddeol yn ddiweddar neu’n gweithio fel ymgynghorwyr i wasanaethau archifau. Mae’r rheiny sydd mewn swyddi uwch eraill yn y sector archifau hefyd yn gymwys. (Ni ddylai gweithwyr proffesiynol archifau sydd wedi peidio â gweithio yn y sector ers mwy na thair blynedd gael eu penodi fel arfer i’r Pwyllgor oni bai eu bod yn parhau i fod yn rhan mewn rhyw ffordd.)

7.7 Ni all aseswyr yr Achrediad Gwasanaethau Archifau hefyd fod yn aelodau’r Pwyllgor.

8. Paneli ar gyfer Achredu Gwasanaethau Archifau

8.1 Y Paneli yw’r cyrff dyfarnu de facto ar ran y Pwyllgor, gan ystyried ceisiadau i’w hasesu bob chwarter. Maent yn cynnwys pum aelod o’r Pwyllgor, gan fod â chworwm gyda thri aelod. Maent yn atgyfeirio materion polisi ehangach i’r Pwyllgor llawn blynyddol i’w hystyried.

8.2 Pan fo achos dan drafodaeth a phosibilrwydd fod gan aelod o’r Panel wrthdaro buddiannau, rhaid i’r aelod ddatgan eu diddordeb a gadael y Panel yn ystod yr achos hwnnw yn unig.

8.3 Bydd paneli yn penodi Safonwr, i gynghori’r Panel, cofnodi ei drafodion a threfnu materion/polisi y mae angen i’r Pwyllgor llawn eu hystyried yn ehangach.

9. Model costau

9.1 Mae pob gwlad yn gyfrifol am yr holl gostau sy’n gysylltiedig ag Achredu sefydliadau yn eu gwledydd eu hunain, o ran:

9.1.1 datblygu canllawiau a chymorth sy’n benodol i’w gwlad, gan gynnwys cyfieithu i ieithoedd y wlad pan fo hynny’n briodol
9.1.2 datblygu a chynnal fforymau ar-lein a rhwydweithiau cefnogi cymheiriaid sy’n benodol i’w gwlad
9.1.3 datblygu a chynnal hyfforddiant Achredu a chyfleoedd DPP
9.1.4 rheoli’r broses ymgeisio agored
9.1.5 cynnal asesiadau desg
9.1.6 cynnal ymweliadau safle i ddilysu
9.1.7 datblygu, hyfforddi a chefnogi adolygwyr cymheiriaid
9.1.8 cynrychiolaeth genedlaethol ar Bwyllgor/Paneli Achredu Gwasanaethau Archifau’r Deyrnas Unedig

9.2 Mae’r costau sy’n gysylltiedig â’r gweinyddu canolog ar y Cynllun Achredu Gwasanaethau Archifau yn gyfrifoldeb ar yr Archifau Gwladol (TNA) ac maent yn cynnwys:

9.2.1 cyflog Rheolwr Achredu Gwasanaethau Archifau’r DU
9.2.2 cynnal a datblygu’r broses ymgeisio ar-lein
9.2.3 cynnal a datblygu adnodd ar-lein canolog sydd â deunydd cefnogi
9.2.4 gweinyddu Pwyllgor a Phaneli Achredu Gwasanaethau Archifau’r DU

10. Adolygu

10.1 Bydd y cynllun yn destun adolygiad llawn ar ôl pum mlynedd, a hynny i gynnwys adolygu’r Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth, a bydd gofyn i bob partner gymryd rhan. Cynhelir adolygiad cynharach i adolygu’r cyflwyno graddol ar ôl dwy flynedd i sicrhau bod gwersi wrth weithredu yn cael eu dysgu.