Canllawiau Achredu Gwasanaethau Archifau

Trosolwg o’r Achrediad Gwasanaethau Archifau

Rôl rheoli risg

Wrth i wasanaethau archifau ystyried sut i fynd i’r afael ag Achrediad Gwasanaethau Archifau, dylent gofio nad yw’r rhaglen yn edrych am berffeithrwydd. Mae’r Achrediad wedi’i gynllunio i gynnig fframwaith datblygu realistig yn hytrach na bod yn safon aur. Gellir ei gyflawni gan y mwyafrif o’r gwasanaethau archifau cymwys.

Fodd bynnag, mae’r Achrediad yn cefnogi darparu gwasanaeth proffesiynol trwy chwilio am:

• Arferion da yn seiliedig ar safonau cyfredol
• Gwasanaeth rhagweithiol, nid adweithiol
• Gwasanaeth sy’n edrych am ymlaen – yn rhagweld ac yn addasu i newid yn sgil ffactorau allanol a cheisio gyrru newid o fewn y gwasanaeth mewn ymateb i ddatblygiadau megis mathau newydd o gasgliadau, cymunedau newydd yn codi, cyfleoedd newydd, dulliau proffesiynol newydd
• Arferion sy’n gymesur â natur a maint y gwasanaeth

Sut mae’r rhaglen yn gweithio

Dyfarnir statws Gwasanaeth Archifau Achrededig gan Bwyllgor Achredu Gwasanaethau Archifau’r Deyrnas Unedig, yn seiliedig ar asesu cyflawniadau’r gwasanaeth archifau gan y corff asesu cyfrifol. Mae’r Pwyllgor yn ffurfio Paneli rheolaidd i ystyried ceisiadau a gwneud dyfarniadau.

Mae gwasanaeth archifau yn gwneud cais drwy gorff asesu ei wlad:

Bydd asesydd yn adolygu’r cais. Caiff canran o’r ceisiadau eu dilysu gan ymweliad gan yr asesydd, mewn rhai achosion gydag adolygydd cymheiriaid (sef archifydd proffesiynol sydd â phrofiad perthnasol). Ar sail y ffurflen gais, dogfennau ategol (a chanfyddiadau’r ymweliad dilysu lle bo’n briodol), bydd yr asesydd yn ysgrifennu adroddiad asesu ac yn gwneud argymhelliad ynghylch a ddylid dyfarnu Achrediad Gwasanaethau Archifau ai peidio.

Yna ystyrir yr asesiad hwn, ynghyd â’r cais ei hun, gan Banel Achredu Gwasanaethau Archifau rheolaidd, sy’n gwneud y penderfyniad dyfarnu terfynol. Hysbysir yr ymgeisydd am y canlyniad yn ysgrifenedig a rhoddir yr adroddiad asesu llawn iddynt, a hwnnw’n rhoi arweiniad am y rheswm dros y penderfyniad a dyfyniad byr o farn y Panel am y gwasanaeth. Bydd yr adroddiad asesu yn cynnwys nifer o gamau gweithredu i’r dyfodol i arwain datblygiad pellach y gwasanaeth. Mae’r rhain yn gamau ‘Angenrheidiol’ (y mae’n rhaid mynd i’r afael â hwy i fodloni Achrediad Gwasanaethau Archifau yn y dyfodol) a chamau ‘Gwella’ (meysydd datblygu i’r gwasanaeth eu gweithredu yn y dyfodol, ond nid ydynt yn orfodol i gadw Achrediad Gwasanaethau Archifau).

Gall y Panel benderfynu dyfarnu statws Gwasanaeth Archifau Achrededig dros dro i’r gwasanaethau hynny sydd bron â bodloni holl ofynion y safon. Dyfernir hyn am gyfnod a bennir gan y Panel, a all fod hyd at 2 flynedd. Yn ystod y statws dros dro hwn, rhaid i’r gwasanaeth fynd i’r afael â nifer fach o ‘gamau angenrheidiol’ a nodwyd yn yr asesiad. Cyflwynir tystiolaeth o gynnydd ar y camau hyn i’r corff asesu perthnasol, sy’n mynd â nhw gerbron y Panel nesaf sydd ar gael i’w cymeradwyo. Yna gall y gwasanaeth symud i’r dyfarniad llawn.

Fel rheol, caiff Gwasanaeth Archifau Achrededig ei adolygu ar ôl tair blynedd. Yn ystod y cyfnod adolygu, mae’r gwasanaeth yn llenwi ffurflen adolygu fyrrach, sy’n gwirio datblygiad y gwasanaeth ac yn adeg i adrodd am newid sylweddol. Rhaid iddo wedyn gyflwyno ail gais yn llawn ar ôl tair blynedd arall. Yn ystod y ddau gam hyn, caiff cynnydd yn erbyn y camau a osodir yn yr Achrediad gwreiddiol ei ddiweddaru.

Os nad yw gwasanaeth yn llwyddo i gyflawni Achrediad Gwasanaethau Archifau, gallant ailymgeisio pan fyddant yn barod. Er mwyn bod yn llwyddiannus, bydd angen i’r gwasanaeth ddangos cynnydd ar y ‘camau gweithredu angenrheidiol’ a nodwyd yn yr asesiad cyntaf, fel rhan o gwblhau cais llawn.

Sylwer: os yw gwasanaeth yn gwneud cais ac yn cael naill ai Achrediad llawn neu dros dro sydd â ‘chamau angenrheidiol’, rhoddir amserlen i gwblhau’r gweithredoedd hyn fel rhan o’r adroddiad asesu.

Mae’r broses achredu graidd:

1. Y gwasanaeth yn gwneud yn siŵr ei fod yn gymwys ac yn cysylltu â’r corff asesu i gael cyngor pryd i ymgeisio
2. Y gwasanaeth yn gwirio’r graddfa ac yn gweithio tuag at y cais
3. Y gwasanaeth yn cyflwyno cais llawn
4. Asesydd yn adolygu’r cais, yn gwneud argymhelliad i’r Panel Achredu nesaf
5. Y Panel Achredu yn gwneud penderfyniad terfynol ar y dyfarniad

Yna mae tri chanlyniad posibl:

Canlyniad 1: Y gwasanaeth yn cael ei Achredu’n llawn

Os yw'r gwasanaeth wedi'i achredu'n llawn, mae angen y prosesau ychwanegol hyn:

1. Y gwasanaeth yn cyflwyno cais adolygu cryno ar ôl 3 blynedd
2. Y gwasanaeth yn cyflwyno cais llawn i gael eu hail Achredu ar ôl 6 blynedd

Canlyniad 2: Dyfarnir achrediad dros dro

Os dyfernir achrediad dros dro i'r gwasanaeth, mae angen y prosesau ychwanegol hyn:

1. Y gwasanaeth yn mynd i’r afael â’r ‘camau Angenrheidiol’ penodol yn yr adroddiad asesu
2. Y gwasanaeth yn rhoi tystiolaeth o gynnydd i’r Panel Achredu

Canlyniad 3: Nid yw’r cais yn llwyddiannus

Os nad yw'r cais am achrediad yn llwyddiannus, mae angen y prosesau ychwanegol hyn:

1. Y gwasanaeth yn mynd i’r afael â’r ‘camau Angenrheidiol’ yn yr adroddiad asesu
2. Y gwasanaeth yn gwneud cais llawn am Achrediad

Gweithio tuag at wneud cais

Beth yw costau ymgeisio am Achrediad Gwasanaethau Archifau?

Nid oes tâl i wneud cais nac i dderbyn Achrediad Gwasanaethau Archifau. I’r rhan fwyaf o wasanaethau, y prif ‘gost’ yw’r amser staff sydd ei angen i gasglu data, gwneud y gwaith dadansoddi, datblygu cynlluniau, polisïau a gweithdrefnau.

Gall hyn ymddangos yn frawychus i wasanaethau llai o faint. Fodd bynnag, mae’r broses ymgeisio wedi’i chynllunio i fod o fewn gallu’r holl wasanaethau i’w chyflawni. Mae nifer o wasanaethau bychain bellach wedi cyflawni Achrediad. Mynd ati i gynllunio’r gwaith dros gyfnod o amser yw’r ffordd fwyaf effeithiol o ddefnyddio Achrediad i ddatblygu eich gwasanaeth, ac fel arfer dyma’r ffordd fwyaf realistig o sicrhau’r adnodd angenrheidiol.

Pa mor hir mae’n ei gymryd i gwblhau cais?

Mae hyn yn dibynnu’n llwyr ar ba mor barod yw eich gwasanaeth archifau. Nid oes amserlen benodol ofynnol gan y rhaglen.

Mae gan rai gwasanaethau lawer o’r cynlluniau, polisïau a gweithdrefnau ar waith eisoes a dim ond cwestiwn o adolygu a thynhau gweithgarwch cyfredol ydyw. Mewn sefyllfa o’r fath gallai gymryd chwe mis i dynnu popeth at ei gilydd ar yr un pryd â chynnal gwasanaeth arferol.

I wasanaethau eraill, mae Achrediad Gwasanaethau Archifau yn cynnig fframwaith gwella i gael adolygiad cyflawn ac ailwampio’r gwasanaeth, a hynny’n cymryd mwy o amser i’w weithredu.

Bydd capasiti personél y gwasanaeth yn effeithio ar yr amserlen. Efallai y bydd rhai gwasanaethau yn ei gwneud hi’n flaenoriaeth i un aelod o staff ei arwain a chael cefnogaeth gan staff eraill. I wasanaethau eraill, yn enwedig rhai llai, efallai y bydd y cyfrifoldeb ar un person yng nghanol nifer o alwadau eraill ar eu hamser. Yn yr achos olaf, mae’n bosibl mai’r syniad gorau yw rhannu’r cais yn adrannau bychain a delio â phob adran pan fo amser yn caniatáu.

Hyd yn oed pan fo gweithiwr proffesiynol unigol yn gyfrifol am arwain y cais, mae bob amser yn ddefnyddiol sicrhau bod pobl eraill sy’n gysylltiedig â’r gwasanaeth archifau yn ymwybodol o’r cais, yn gallu cyfrannu at eu meysydd arbenigedd, ac efallai’n glust i wrando a thrafod unrhyw faterion dyrys. Mae hyn yn helpu i ymgorffori Achrediad Gwasanaethau Archifau o fewn y gwasanaeth, yn ogystal â rhoi cefnogaeth ymarferol i’r unigolyn.

Pryd i ymgeisio

Gall nifer o ffactorau ddylanwadu ar eich penderfyniad ynghylch pryd i ymgeisio, yn ogystal â pharatoi’n effeithiol ar gyfer y cais. Efallai yr hoffech wneud cais i dderbyn eich adborth asesu fel rhan o adolygiad ehangach. Os yw eich sefydliad hefyd yn gwneud Achrediad Amgueddfa, efallai y byddwch yn dewis cydlynu neu blethu amserlenni’r ceisiadau. Gan fod y cais yn gofyn am ystadegau am y flwyddyn ariannol flaenorol, gallai amseriad eich blwyddyn ariannol gael effaith.

Mae’r broses ymgeisio yn rhoi cyfleoedd i drafod newidiadau i’ch gwasanaeth archifau yn y dyfodol. Fodd bynnag, nid yw’n ddoeth gwneud cais os ydych wrthi’n gwneud newidiadau mawr. Er enghraifft, os gwyddoch fod newid llywodraethu ar ddod ond nad ydych eto yn gwybod natur a strwythur y llywodraethu newydd, doeth fyddai peidio â gwneud cais nes y gallwch fod yn siŵr.

Yn yr un modd, os ydych chi’n gweithio ar adeilad newydd, byddai’n ddoeth gwneud eich cais unwaith y byddwch yn y lle newydd a chwithau’n gwybod sut mae’n perfformio i’ch gwasanaeth archifau.

Fodd bynnag, os oes gennych gynlluniau tymor hwy ar gyfer newid mawr, mae croeso i chi ymgeisio, er mwyn sefydlu gwaelodlin gyfredol i’ch gwasanaeth. Os digwyddith y newid mawr o fewn cyfnod 6-blynedd y dyfarniad, efallai y gofynnir i chi gwblhau ail achrediad yn gynharach.

Os nad ydych yn siŵr a fydd y newid yn effeithio ar pryd y dylech wneud eich cais, cysylltwch â’ch corff asesu i gael cyngor.

Gwneud cais

Dechrau ar eich cais

Dylech ddechrau drwy gadarnhau eich bod yn gymwys ar gyfer y cynllun. Y cam nesaf yw asesu maint a graddfa eich gwasanaeth.

Isod mae ein dogfen ganllawiau lawn ar wneud cais am Achrediad Gwasanaeth Archifau:

Isod ceir fersiynau at ddibenion cyfeirio yn unig o'r ffurflen gais a'r ffurflen adolygu statws achrededig. Rhaid cyflwyno pob cais drwy'r ffurflen gais ar-lein ar y dudalen we ar gyfer cyflwyno cais am Achrediad Gwasanaeth Archifau

Os oes gennych ddiddordeb mewn gwneud cais, cysylltwch â chorff asesu eich gwlad. Mae rhai cyrff asesu yn cyfyngu ar nifer y ceisiadau y byddant yn eu derbyn mewn blwyddyn, felly efallai y bydd angen i chi archebu adeg gwneud cais ymlaen llaw. Hyd yn oed os nad ydych chi’n bwriadu gwneud cais yn y dyfodol agos, gallwch ddechrau’r broses o ystyried pa mor bell y mae’n rhaid i’r gwasanaeth fynd cyn gallu cael ei achredu, a gall eich corff asesu gynnig cefnogaeth.

Ewch ati i gynnal asesiad cychwynnol o’ch gwasanaeth yn erbyn gofynion y Safon gan ystyried maint a graddfa eich gwasanaeth. Mae’n annhebygol y byddwch yn bodloni’r holl ofynion ar unwaith a dylech lunio cynllun datblygu, a bydd hwnnw yn eich galluogi i fwrw ati i fodloni gofynion y Safon. Gall gweithredu’r cynllun hwn gymryd nifer o fisoedd neu hirach, ond bydd y paratoi hwn yn hanfodol i’ch galluogi i wneud cais llwyddiannus ac i wneud y gorau o weithio tuag at Achrediad Gwasanaeth Archifau.

Mae’n bwysig cadw hyn yn gymesur ac i beidio â gorweithio ymateb. Pan fo gwasanaeth archifau yn dechrau heb y mwyafrif o’r polisïau a chynllunio sy’n ofynnol i’r Achrediad, gall hyn fod yn gyfle i sefydlu gwaelodlin, a gellir ei gyflawni yn aml trwy ddwy neu dair dogfen sylfaenol. Er enghraifft, gall polisi rheoli archifau trosfwaol, blaengynllun a chasgliad o weithdrefnau ar gyfer gwaith archifau fynd i’r afael â’r mwyafrif o’r gofynion ar yr un pryd.

Cryfhau ansawdd eich cais

Nid yw pob cais am Achrediad yn llwyddiannus ar eu hymgais gyntaf. Dyma rai pwyntiau allweddol ar gyfer sicrhau cais o ansawdd da:

• Gwnewch yn siŵr fod risgiau mawr yn cael eu mesur a’u rheoli ar adeg y cais e.e. os yw colli capasiti storio ar fin digwydd, disgrifiwch eich datrysiad. Os nad ydych yn gallu esbonio sut y byddwch chi’n rheoli risg sylweddol efallai y byddai’n syniad oedi eich cais.
• Amserwch eich cais i osgoi ymgeisio yn ystod newid mawr.
• Gwnewch yn siŵr bod y gwasanaeth yn bodloni neu’n amlwg yn gweithio tuag at safonau proffesiynol ym mhob maes.
  • Efallai y bydd rhai agweddau ar y gwasanaeth nad yw’n bosibl bodloni safonau ar hyn o bryd, e.e. lle ar gyfer storio casgliadau, dogfennaeth casgliadau. Nid yw hyn yn awgrymu’n awtomatig y bydd y cais yn aflwyddiannus.
  • Fodd bynnag, mewn sefyllfaoedd o’r fath mae’n rhaid i chi ddangos y rheoli risg sydd gennych i ddelio â’r mater a sut rydych chi’n ceisio gweithredu safonau proffesiynol.
  • Mewn rhai sefyllfaoedd, gall y dull hwn fod yn ateb rhannol (e.e. camau cadwraeth da yn lliniaru’r problemau a achosir gan adeilad gwael) neu ateb hirdymor (e.e. delio ag ôl-groniadau catalogio neu uwchraddio’r catalog presennol).
• Dylai gweithgareddau’r gwasanaeth archifau fod ar raddfa neu amrywiaeth sy’n gymesur â’i natur, ei faint a’i genhadaeth. Mae’r Achrediad yn asesu pob cais yn ôl ei rinweddau ei hun. Bwriedir i’r graddfeydd fod yn ganllaw eang i’ch helpu i ddeall yr hyn sy’n ‘gymesur’.

Gall cais fod yn aflwyddiannus yn syml oherwydd ei fod wedi’i wneud yn rhy gynnar. Bydd cymryd mwy o amser yn caniatáu i weithgareddau a gweithdrefnau ymsefydlu neu i sefyllfaoedd sadio a dod yn fwy eglur. Fodd bynnag, mewn rhai achosion nid yw’r gwasanaeth yn y bôn yn bodloni rhai o ofynion y safon ac felly ni fydd yn llwyddiannus.

Anogir yn gryf i’r holl wasanaethau gysylltu â’u corff asesu cyn iddynt ddechrau cais i drafod a oes yna faterion sylweddol a fyddai’n bendant yn atal cais llwyddiannus ac i drafod yn gyffredinol eu parodrwydd ar gyfer Achrediad Gwasanaethau Archifau. Sylwer nad yw cyrff asesu yn gallu adolygu ceisiadau drafft unigol.

Gwneud cais fel rhan o wasanaeth mwy o faint neu wasanaeth ar y cyd

Mae Achrediad Gwasanaethau Archifau yn addas ar gyfer gwasanaethau archifau sy’n rhan o wasanaethau mwy megis llyfrgell, amgueddfa neu gasgliad arbennig neu unigryw a nodedig mewn prifysgol. Mewn sefyllfaoedd o’r fath, rhaid iddi fod yn glir sut y defnyddir polisi, cynllunio a gweithdrefnau i reoli’r casgliad archifau hwn hyd yn oed os ydyw yn rhan o uned reoli fwy.

Pan gaiff casgliadau archif eu rheoli ar y cyd â chasgliadau sydd ag anghenion uniongyrchol tebyg, er enghraifft Casgliadau Arbennig sydd hefyd â llyfrau prin, cydnabyddir nad oes fawr o fudd gwahanu elfennau archifol o’r dull cyfannol sy’n bodloni’r safonau proffesiynol perthnasol ar gyfer archifau.

Yn yr achos hwn, dylech gyflwyno dogfennau’r uned gyfan heblaw pan fo elfen archif benodol. Hyd yn oed os nad yw hyn yn wir, cydnabyddir y gall fod yn anodd gwahanu rhai agweddau o’r gwasanaeth archifau o’r sefydliad ehangach (e.e. cyllidebau, rhai dogfennau polisi). Os yw hyn yn wir, rhowch fanylion y gwasanaeth ehangach a nodwch yn eich cais nad yw’n bosibl gwahanu’r elfen archifau.

Darparu ar gyfer newid yn y dyfodol

Dylai eich cais nid yn unig ddisgrifio’r gwasanaeth presennol ond hefyd edrych ymlaen at ei ddatblygiad yn y dyfodol. Gellir ymgorffori newidiadau yn y dyfodol mewn sawl ffordd. Dylai blaengynllunio fynegi’r newidiadau y disgwylir iddynt ddigwydd i’r gwasanaeth yn ogystal â sbarduno newid yn y gwasanaeth.

Yn ail, mae’r ffurflen gais yn rhoi cyfleoedd i nodi newidiadau yn y dyfodol ar draws pob agwedd ar y gwasanaeth. Rhaid i’r gwasanaeth nodi newidiadau sylweddol yn y dyfodol, sut y gallai’r rhain effeithio ar y gwasanaeth a sut mae’r gwasanaeth yn mynd i ddelio ag effaith unrhyw newid. Wrth ddisgrifio newidiadau yn y dyfodol dylech ddangos eich bod wedi cynnal asesiad risg trylwyr a bod eich sefydliad yn delio â newid mewn ffordd a reolir.

Mae ‘newid sylweddol yn y dyfodol’ yn unrhyw newid a fydd yn effeithio’n sylfaenol ar sut mae’r gwasanaeth yn gweithredu. Er enghraifft, ni fydd penodi person newydd i swydd bresennol yn berthnasol ond byddai colli un neu fwy o swyddi cyflogedig yn sylweddol i bawb ond y gwasanaethau mwyaf. Gall newidiadau sylweddol gynnwys meysydd megis colli lle/gofod neu gynllunio ar gyfer adeilad newydd, symud i fath newydd o lywodraethu, toriadau yn nifer y staff, newid o fwy na 5% yng nghyllideb y gwasanaeth, neu bartneriaethau newydd i ddarparu gwasanaethau.

Os nad ydych yn siŵr a yw newid yn berthnasol ac a ddylid ei gynnwys yn eich cais, cysylltwch â’ch corff asesu i gael cyngor.