Achrediad Gwasanaethau Archifau: Graddfeydd

Graddfeydd Safon yr Achrediad Gwasanaethau Archifau

Mae gwasanaethau archifau yn amrywio o ran maint a’r modd y cânt eu llywodraethu. Mae’r dangosyddion isod yn dangos nodweddion eang sail gyfreithiol, maint casgliadau, rôl gyhoeddus ac arlwy’r gwahanol fathau o wasanaethau archifau sy’n gweithredu o fewn y DU, er mwyn rhoi tryloywder i’r broses asesu.

Defnyddir graddfeydd i helpu gwasanaethau archifau i ddeall yr hyn a ddisgwylir gan wasanaethau o’u math a’u maint hwy, a chyfeirir atynt ledled y ‘Canllawiau wrth ddatblygu a llenwi cais’ sydd yn ddogfen ar wahân, lle roddir arweiniad yn ôl graddfa. Bydd yr aseswyr hefyd yn defnyddio dangosyddion y graddfeydd fel arweiniad yn ystod y broses asesu fel un ffordd o ddeall rôl y gwasanaeth archifau.

Nid oes angen i wasanaethau archifau fodloni pob dangosydd ar y raddfa, ac mae’n bosib y gwelant eu bod yn eistedd rhwng dwy stôl. Dylai gwasanaethau archifau ddefnyddio’r dangosyddion priodol o fewn y ddogfen hon i benderfynu pa raddfa sy’n cyd-fynd orau â’u gweithrediad hwy. Nid yw’r holl ofynion wedi’u gwahaniaethu oherwydd bydd meysydd sy’n gyffredin i bob gwasanaeth archifau. Mae’r gyllideb gweithredu wedi’i gadael allan yn benodol fel dangosydd.

Os ydych yn cael trafferth nodi graddfa eich gwasanaeth, mae cyfrifiannell wedi’i darparu i roi arweiniad ychwanegol i chi.

Gwasanaethau Archifau Llywodraeth Leol

Math un

Statws Lleoliad Adneuon

Heb ei benodi

Maint Daliadau Analog yr Archifau

Hyd at 100 m ciwbig

Maint Daliadau Digidol yr Archifau

Hyd at 20 GB

Cyfansoddiad

Rhan o gorff sy’n ddarostyngedig i Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth (2000), neu Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth (yr Alban), neu gorff sydd wedi’i gontractio’n allanol i ddarparu gwasanaethau archifau ar ran un neu ragor o gyrff o’r fath.

Gweithlu

Rheolwr/archifydd proffesiynol sy’n derbyn tâl, staff ategol

Ar agor

Mynediad rheolaidd ar y safle ac yn datblygu presenoldeb ar lein

Yr arlwy i ddefnyddwyr

Ystafell ddarllen. Allgymorth i gymunedau ehangach/addysg. Canolbwyntio ar ddefnyddio archifau ar gyfer dysgu ac ymgysylltu gan sefydliadau eraill.

Gofynion deddfwriaethol ar gyfer mynediad i’r cyhoedd

Deddf Llywodraeth Leol 1962 a 1972, Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, deddfwriaeth Diogelu Data, Rheolau Dogfennau Maenoraidd, Rheolau Dogfennau’r Degwm, Mesur Cofnodion a Chofrestri Plwyfol, a60 Deddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994, Deddf Llywodraeth Leol (yr Alban) 1994, Deddf Cofnodion Cyhoeddus (yr Alban) 2011, Deddf Rhyddid Gwybodaeth (yr Alban) 2002, Rheoliadau Ailddefnyddio Gwybodaeth y Sector Cyhoeddus 2015.

Enghraifft o wasanaeth

Llyfrgell Astudiaethau Lleol ac archifau bwrdeistref

Math dau

Statws Lleoliad Adneuon

Yn debygol o gael ei benodi

Maint Daliadau Analog yr Archifau

Dros 100 m ciwbig

Maint Daliadau Digidol yr Archifau

Dros 20 GB

Cyfansoddiad

Rhan o gorff sy’n ddarostyngedig i Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth (2000), neu Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth (yr Alban), neu gorff sydd wedi’i gontractio’n allanol i ddarparu gwasanaethau archifau ar ran un neu ragor o gyrff o’r fath.

Gweithlu

Archifwyr proffesiynol sy’n derbyn tâl, a staff proffesiynol perthnasol sy’n cefnogi dysgu/allgymorth/technoleg/go fal a chadwraeth casgliadau.

Ar agor

Mynediad rheolaidd ar y safle a chymorth ymchwil ar-lein cryf

Yr arlwy i ddefnyddwyr

Ystafell ddarllen. Datblygu cynulleidfa ac allgymorth i gymunedau ehangach/addysg. Datblygu dysgu ac ymgysylltu mewnol, ochr yn ochr â chydweithio ag eraill.

Gofynion deddfwriaethol ar gyfer mynediad i’r cyhoedd

Deddf Llywodraeth Leol 1962 a 1972, Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, deddfwriaeth Diogelu Data, Rheolau Dogfennau Maenoraidd, Rheolau Dogfennau’r Degwm, Mesur Cofnodion a Chofrestri Plwyfol, a60 Deddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994, Deddf Llywodraeth Leol (yr Alban) 1994, Deddf Cofnodion Cyhoeddus (yr Alban) 2011, Deddf Rhyddid Gwybodaeth (yr Alban) 2002, Deddf Cofnodion Cyhoeddus (Gogledd Iwerddon) 1923, Rheoliadau Ailddefnyddio Gwybodaeth y Sector Cyhoeddus 2015.

Enghraifft o wasanaeth

Gwasanaeth Dinesig neu ledled y Sir

Gwasanaethau archifau eraill yn y sector cyhoeddus

Math un

Statws Lleoliad Adneuon

Heb ei benodi yn ôl pob tebyg

Cyfansoddiad

Rhan o gorff sy’n ddarostyngedig i Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth (2000), Deddf Rhyddid Gwybodaeth (yr Alban), neu gorff a gontractiwyd yn allanol i ddarparu gwasanaethau archifau ar ran un neu ragor o gyrff o’r fath.

Yng nghyd-destun prifysgol, gallai fod yn rhan o strwythur rheoli cofnodion y brifysgol neu wasanaeth llyfrgell sy’n cadw casgliadau arbennig yn hytrach na gweithrediad sy’n cyfuno cofnodion mewnol ac allanol.

Maint Daliadau Analog yr Archifau

Hyd at 100 m ciwbig

Maint Daliadau Digidol yr Archifau

Hyd at 20 GB

Gweithlu

Dan reolaeth staff cymwys*, gyda mynediad at arbenigedd archifol proffesiynol sy’n briodol i faint a natur y corff a’r casgliad. Yn aml, yng nghyd-destun gweithrediadau rheoli cofnodion neu lyfrgelloedd ehangach.

Ar agor

Mynediad rheolaidd ar y safle

Yr arlwy i ddefnyddwyr

Yn canolbwyntio’n bennaf ar ymchwilwyr arbenigol/mewnol Gallai mynediad i’r cyhoedd fod drwy apwyntiad neu drwy oriau agor cyfyngedig.

Gofynion deddfwriaethol ar gyfer mynediad i’r cyhoedd

Deddf Rhyddid Gwybodaeth, Deddf Rhyddid Gwybodaeth (yr Alban).

Yn dibynnu ar y daliadau ond gallai rhai casgliadau hefyd gael eu llywodraethu gan y Ddeddf Diogelu Data, Rheolau Maenoraidd a/neu’r Degwm, Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol.

Mae archifau mewn Llyfrgelloedd Prifysgolion a chyrff diffiniedig eraill y Sector Cyhoeddus yn ddarostyngedig i Reoliadau Ailddefnyddio Gwybodaeth y Sector Cyhoeddus 2015.

Enghraifft o’r math o wasanaeth

Archifau Ysbyty a gwasanaeth rheoli cofnodion. Archifau Prifysgol gyda mynediad at arbenigedd perthnasol.

Math dau

Statws Lleoliad Adneuon

Gallai fod wedi’i benodi os yn berthnasol

Cyfansoddiad

Rhan o gorff sy’n ddarostyngedig i Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth (2000), Deddf Rhyddid Gwybodaeth (yr Alban), neu gorff a gontractiwyd yn allanol i ddarparu gwasanaethau archifau ar ran un neu ragor o gyrff o’r fath.

Yng nghyd-destun prifysgol, gallai ddarparu mynediad at archifau prifysgol a chasgliadau arbennig.

Yn cynnwys cyrff cenedlaethol a gyfansoddwyd drwy Ddeddf Seneddol (gweler hefyd y nodyn isod ynghylch archifau gwladol) a chyrff eraill sydd â chylch gwaith cenedlaethol yn eu cyfansoddiad neu’u disgrifiad o ddaliadau.

Maint Daliadau Analog yr Archifau

100 m ciwbig neu fwy

Maint Daliadau Digidol yr Archifau

Dros 20 GB

Gweithlu

Archifydd/rheolwr proffesiynol sy’n derbyn tâl a staff proffesiynol perthnasol sy’n cefnogi’r dysgu/allgymorth/technoleg/gofal casgliadau a chadwraeth a gynigir.

Ar agor

Mynediad rheolaidd ar y safle a chymorth ymchwilio ar-lein cadarn

Yr arlwy i ddefnyddwyr

Ffocws cryf ar ymchwilwyr arbenigol/mewnol. Ymrwymiad sefydliadol i fynediad rheolaidd i’r cyhoedd a disgwyliad o hynny.

Arlwy eang i ddefnyddwyr gan gynnwys datblygu cynulleidfaoedd yn ogystal â mynediad rheolaidd ar y safle a datblygu presenoldeb ar-lein.

Gofynion deddfwriaethol ar gyfer mynediad i’r cyhoedd

Deddf Rhyddid Gwybodaeth, Deddf Rhyddid Gwybodaeth (yr Alban).

Yn dibynnu ar y daliadau ond gallai rhai casgliadau hefyd gael eu llywodraethu gan y Ddeddf Diogelu Data, Rheolau Maenoraidd a/neu’r Degwm, Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol.

Mae archifau mewn Llyfrgelloedd Prifysgolion a chyrff diffiniedig eraill y Sector Cyhoeddus yn ddarostyngedig i Reoliadau Ailddefnyddio Gwybodaeth y Sector Cyhoeddus 2015.

Enghraifft o’r math o wasanaeth

Archifau a Chasgliadau Arbenigol Prifysgolion, Archifau Amgueddfa Mawr

Gwasanaethau archifau sector preifat a thrydydd sector

Math un

Statws Lleoliad Adneuo

Heb ei benodi yn ôl pob tebyg.

Cyfansoddiad

Amrywiol

Gweithlu

Yn nodweddiadol, gwirfoddolwr neu aelod staff heb ei hyfforddi’n llawn yn nisgyblaethau Rheoli Archifau a Chofnodion, gyda chyngor proffesiynol priodol o ffynhonnell allanol.

Ar agor

Gellir trefnu mynediad i’r safle neu mae’n rheolaidd ond gydag oriau agor cyfyngedig.

Maint Daliadau Analog yr Archifau

O dan 50 m ciwbig. Cyfeiriwch at y meini prawf cymhwyster i sicrhau bod eich gwasanaeth yn gymwys.

Maint Daliadau Digidol yr Archifau

Llai na 10 GB

Yr arlwy i ddefnyddwyr

Yn canolbwyntio’n bennaf ar ddefnyddwyr busnes cymunedol/mewnol. Gallai mynediad i’r cyhoedd fod drwy apwyntiad neu drwy oriau agor cyfyngedig neu drwy fynediad cyfryngol ar-lein.

Gofynion deddfwriaethol ar gyfer mynediad i’r cyhoedd*

Yn dibynnu ar y daliadau ond gallai rhai casgliadau hefyd gael eu llywodraethu gan ddeddfwriaeth Diogelu Data, Rheolau Maenoraidd a/neu’r Degwm.

Enghraifft o’r math o wasanaeth

Busnes bach; amgueddfa fach annibynnol

Math dau

Statws Lleoliad Adneuo

Heb ei benodi yn ôl pob tebyg

Cyfansoddiad

Amrywiol

Gweithlu

Archifydd proffesiynol a/neu reolwr cofnodion

Ar agor

Mynediad rheolaidd i’r safle

Maint Daliadau Analog yr Archifau

Rhwng 50 a 100 m ciwbig

Maint Daliadau Digidol yr Archifau

Rhwng 10 ac 20 GB

Yr arlwy i ddefnyddwyr

Ffocws arwyddocaol ar ddefnyddwyr busnes mewnol.

Gallai mynediad i’r cyhoedd fod drwy apwyntiad neu drwy oriau agor cyfyngedig, neu drwy fynediad cyfryngol ar-lein.

Gofynion deddfwriaethol ar gyfer mynediad i’r cyhoedd*

Yn dibynnu ar y daliadau ond gallai rhai casgliadau hefyd gael eu llywodraethu gan ddeddfwriaeth Diogelu Data, Rheolau Maenoraidd a/neu’r Degwm.

Enghraifft o’r math o wasanaeth

Busnes canolig; Corff arbenigol

Math tri

Statws Lleoliad Adneuo

Gallai fod wedi’i benodi os yn berthnasol

Cyfansoddiad

Amrywiol

Gweithlu

Archifydd(wyr) proffesiynol sy’n derbyn tâl, a staff proffesiynol perthnasol sy’n cefnogi’r arlwy o ran dysgu/allgymorth/technoleg/gofal casgliadau a chadwraeth.

Ar agor

Mynediad rheolaidd i’r safle a/neu bresenoldeb cryf ar lein

Maint Daliadau Analog yr Archifau

100 m ciwbig neu fwy

Maint Daliadau Digidol yr Archifau

Dros 20 GB

Yr arlwy i ddefnyddwyr

Ymrwymiad gan y sefydliad i hyrwyddo mynediad i’r cyhoedd at gasgliadau.

Datblygu cynulleidfa ac allgymorth i grwpiau amryfal o ddefnyddwyr a/neu ddatblygu arlwy ar lein.

Gofynion deddfwriaethol ar gyfer mynediad i’r cyhoedd*

Yn dibynnu ar y daliadau ond gallai rhai casgliadau hefyd gael eu llywodraethu gan ddeddfwriaeth Diogelu Data, Rheolau Maenoraidd a/neu’r Degwm.

Enghraifft o’r math o wasanaeth

Busnes mawr; Elusen; Amgueddfa/cymdeithas ddysgedig.

Dangosyddion Cyfreithiol

Cyrff Cofnodion ac Archifau Cenedlaethol

Gwasanaethau archifau a gaiff eu rhedeg gan gyrff a gyfansoddwyd drwy Ddeddf Seneddol. Byddant yn cynnig cyfleusterau i ymwelwyr sy’n briodol i gorff cenedlaethol, sy’n dal ac yn datblygu casgliad sy’n arwyddocaol yn genedlaethol ac yn rhyngwladol ac yn darparu cyfleoedd ardderchog i ymgysylltu drwy ddysgu, ymchwil a chyfranogaeth.

Mannau adneuo yng Nghymru a Lloegr

Mae cofnodion cyhoeddus, yn unol â diffiniad Deddf Cofnodion Cyhoeddus 1958 a diwygiadau dilynol i atodlenni cofnodion o’r fath sydd ynghlwm, yn destun rheolaeth statudol a chânt eu rhoi dan oruchwyliaeth y Ceidwad Cofnodion Cyhoeddus (Prif Weithredwr yr Archifau Gwladol), a’r Ysgrifennydd Gwladol dros Ddigidol, Diwylliant, y Cyfryngau a Chwaraeon.

Cedwir llawer o’r cofnodion hyn mewn mannau adneuo lleol, y mae’n rhaid i’r Ceidwad eu cymeradwyo. Mae gofynion penodol ar gyfer mannau adneuo sydd, fodd bynnag, wedi’u cyfyngu i raddau helaeth i ddarparu ar gyfer eu rheoli, eu cadw’n ddiogel a mynediad, ac nid ydynt yn cyfateb i safon.

Mae disgwyl i sefydliadau sy’n gweithredu mannau adneuo ofalu am y cofnodion cyhoeddus sy’n eu gofal a sicrhau eu bod ar gael yn unol â Deddf Cofnodion Cyhoeddus 1958 a 1967, Deddf Diogelu Data 1998 a Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.

Ar y cyfan, mae disgwyl i Fannau Adneuo awdurdodau lleol fodloni safonau sy’n ddisgwyliedig gan archifau awdurdod lleol math 2; Mannau Adneuo eraill y raddfa y mae eu gwasanaeth archifau yn cyd-fynd â hi yn gyffredinol.

Mae canllawiau manwl pellach ar ofal a rheoli cofnodion cyhoeddus mewn storfa, benthyciad, rhodd, dinistrio, trosglwyddo neu gadw gweinyddol ar gael yn adran Mannau Adneuo gwefan yr Archifau Gwladol, sydd hefyd yn rhestru'r lleoedd cymeradwy o'r fath.